5 years ago
ERP Hospital
Meningkatkan Performa Rumah Sakit dengan Software ERP
Aplikasi ERP atau yang biasa kita sebut dengan Enterprise Resource Planning merupakan sistem yang mengintegrasi pengelolaan proses bisnis melalui software dan teknologi. Melalui software ini, perusahaan atau organisasi dapat mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menerjemahkan data dari berbagai aktivitas bisnis. Beberapa fungsi dari aplikasi ini, antara lain fungsi pengaturan HRD, fungsi keuangan dan akuntansi, fungsi manajemen akunting, fungsi manufaktur, fungsi kelola pesanan, fungsi pengelolaan proyek, dan Customer Relationship Management.
Dengan banyaknya fungsi yang ditawarkan, implementasi software ERP dalam operasional bisnis dapat membuahkan peningkatan efisiensi perusahaan, sehingga membuat aplikasi ini populer baik di kalangan perusahaan-perusahaan berskala besar maupun UKM (Usaha Kecil dan Menengah). Di zaman di mana kecepatan dan akurasi menjadi tuntutan besar dalam setiap pekerjaan, software ERP seolah hadir menyajikan solusi.
Software ERP sendiri bukanlah hal asing di Indonesia, terutama di lingkungan bisnis barang berupa produk dan jasa. Software ERP mulai dikenal di Indonesia pada taun 1990an, khususnya di kalangan pengusaha. Di tahun itu, perusahaan-perusahaan asing yang melakukan bisnis di Indonesia lah, yang kemudian memperkenalkan software ERP ini untuk selanjutnya dikembangkan di Indonesia.
Pada awalnya, software ERP merupakan barang langka yang sulit didapatkan di Indonesia karena belum banyaknya perusahaan yang menggunakan aplikasi ini. Masih jarangnya perusahaan IT yang menyediakan jasa pembuatan software ERP, membuat perusahaan-perusahaan yang ada di Indonesia harus mencarinya sampai ke luar negeri. Hal ini kemudian membuat biaya pembuatan aplikasi ERP meroket. Penyebabnya tentu saja karena perusahaan harus mengeluarkan budget lebih untuk melakukan outsourcing ke luar negeri.
Di zaman yang serba canggih seperti sekarang keterbatasan sumber daya penyedia jasa pembuatan software ERP tak lagi jadi kendala. Setiap tahun, kemunculan banyak perusahaan IT yang menyediakan jasa pembuatan aplikasi ERP yang di Indonesia memberi pilihan bagi perusahaan yang ingin menerapkan sistem ERP untuk bisnis mereka, tentu dengan biaya yang lebih efisien dan terjangkau. Para vendor aplikasi ERP itu juga bisa memenuhi berbagai kebutuhan perusahaan Anda akan software ERP untuk banyak keperluan dan jenis usaha, dari perusahaan logistik hingga e-commerce, banyak bisnis telah menerapkan sistem ERP untuk operasional bisnis mereka.
Di artikel ini, kami akan membahas lebih dalam mengenai penerapan software ERP pada rumah sakit, terutama rumah sakit di Indonesia.
Penerapan Software ERP pada Rumah Sakit Indonesia
Rumah sakit dan bisnis kesehatan, seperti halnya bisnis lain yang sedang berkembang di Indonesia, tak lepas dari kebutuhan akan sistem manajemen yang cepat dan akurat yang dapat membantu operasional harian perusahaan. Di rumah sakit, khususnya, berbagai aktivitas vital seperti pendataan pasien, data stok obat, kesediaan ruangan, hingga kebutuhan penerbitan invoice yang memakan banyak waktu jika dikerjakan secara manual, membuat kebutuhan tersebut menjadi makin mendesak. Banyak rumah sakit di kota besar di Indonesia seperti Jakarta, mulai mengandalkan software ERP dalam operasional sehari-hari.
Dalam penerapannya, software aplikasi ERP di Indonesia tidak melulu dilakukan secara langsung dan menyeluruh. Ada berbagai alasan dan faktor yang biasanya memengaruhi praktik ini, di antaranya keterbatasan budget dan banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan sistem. Untuk mengatasi ini, ada beberapa strategi implementasi sistem ERP di rumah sakit yang bisa dipilih.
Salah satu yang paling efisien, misalnya, menerapkan software ERP secara menyeluruh di saat yang bersamaan. Artinya, perusahaan membeli paket lengkap untuk keseluruhan fungsi operasional yang dapat ditangani software ERP tersebut.
Pada praktiknya strategi ini juga lah yang paling banyak diterapkan. Secara efisiensi, membeli paket lengkap ERP menghemat banyak waktu seperti biaya, waktu, juga sumber daya. Masalah yang timbul saat integrasi antar modul, misalnya, juga bisa dihindari.
Kekurangannya, dibutuhkan biaya yang cukup besar di awal untuk memasang sistem secara keseluruhan. Tidak semua rumah sakit bahkan di kota-kota besar di Indonesia punya modal awal yang cukup untuk ini, membuat mereka harus memilih melakukan opsi kedua, yaitu penerapan software ERP secara bertahap.
Dengan budget yang terbatas, rumah sakit memiliki opsi untuk menerapkan software ERP secara bertahap. Dengan strategi ini, rumah sakit akan membutuhkan setidaknya dua macam software, yaitu software ERP dan software operasional lain yang dipakai sebelumnya.
Modul Software ERP untuk Rumah Sakit
ERP atau Enterprise Resource Planning adalah sistem manajemen yang terdiri dari banyak modul. Modul-modul inilah yang nantinya diterapkan secara bertahap jika modal yang dimiliki masih terbatas. Beberapa modul sangat populer di bisnis kesehatan seperti rumah sakit. Mereka yang memilih untuk menerapkan software ERP secara bertahap biasanya memprioritaskan modul-modul ini, sambil tetap menggunakan software lama untuk fungsi operasional lainnya.
Modul ERP paling populer, bahkan tak hanya di kalangan rumah sakit saja, adalah modul finance. Modul ini tidak hanya populer di Indonesia, tapi juga di luar negeri. Alasannya sederhana, tak lain karena di perusahaan mana pun, finance memegang peranan vital menggerakkan operasional perusahaan. Pemasukan, pengeluaran, gaji, pembelian, penjualan, hingga pajak dan kegiatan lain yang melibatkan keuangan bisa diatur oleh modul finance pada aplikasi ERP.
Modul lain yang tak kalah populer adalah modul SCM (Supply-chain Management). Modul SCM atau Supply-chain Management, sesuai namanya, mengatur keluar masuknya barang termasuk produk dan inventaris. Sebuah rumah sakit, terlebih yang besar, tentu membutuhkan sistem pendataan dan pendokumentasian barang yang akurat. Modul ini akan mempermudah rumah sakit dalam mendata dan mengecek barang-barang yang tersedia seperti obat-obatan dan peralatan dari yang untuk keperluan medis sampai alat tulis.
Modul ketiga yang juga populer tidak hanya di kalangan rumah sakit adalah modul HRD (Human Resource Development). Sebuah perusahaan, besar atau kecil, pasti memiliki karyawan. Yang jadi pembeda hanya jumlahnya, dan semakin besar jumlah karyawan yang ada, semakin sulit untuk memantau setiap individu. Di sinilah modul ERP untuk HRD ini berperan.
Strategi Penerapan Software ERP di Rumah Sakit
Ada banyak faktor yang memengaruhi strategi penerapan software ERP pada rumah sakit khususnya di Indonesia. Faktor-faktor inilah yang nantinya akan menentukan apakah software ERP akan diterapkan secara menyeluruh dalam waktu bersamaan, atau secara bertahap. Bahkan, mungkin saja bagi sebuah rumah sakit untuk membentuk tim IT dan mengembangkan software ERP mereka sendiri.
Faktor terbesar biasanya adalah budget. Penerapan software ERP secara lengkap tak dapat dipungkiri lagi memakan biaya yang cukup besar, bahkan menyentuh angka milyaran. Meskipun terkesan mahal, secara keseluruhan, biaya penerapan secara lengkap akan lebih murah jika dibanding pemasangan secara bertahap. Selain karena biaya paket biasanya memang lebih murah, pemasangan dan integrasi berulang akan memakan biaya dan waktu lebih banyak.
Faktor lainnya yang dapat memengaruhi pertimbangan perusahaan saat akan menerapkan software ERP adalah sumber daya. Meskipun ada tim IT dari vendor yang akan mengajarkan cara pengoperasian software, sosialisasi pada seluruh pegawai pasti membutuhkan waktu yang tak sebentar. Peralihan ke sistem baru, dalam hal ini ERP, bisa jadi mengganggu kegiatan operasional dalam jangka waktu yang lama. Untuk alasan ini, menerapkan sistem ERP secara bertahap mungkin lebih menguntungkan karena memungkinkan sistem diadaptasi secara perlahan oleh perusahaan.
Penutup
Software ERP, seperti halnya teknologi lain, memiliki banyak benefit yang bisa dimanfaatkan tak terbatas oleh perusahaan tertentu saja. Bisnis dalam berbagai bidang, termasuk bidang kesehatan dan rumah sakit, bisa mengambil banyak keuntungan dari penerapan sistem ERP. Sesuai fungsinya, software ERP bisa sangat membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan banyak divisi di perusahaan. Untuk rumah sakit sendiri, software ERP bisa mempercepat sistem operasional dan merekam segala jenis data secara akurat.
Memang disayangkan belum semua rumah sakit di Indonesia menerapkan sistem ini. Banyak kendala yang menjadi alasannya, salah satu yang paling utama adalah ketiadaan budget.Terbukti dengan hanya beberapa rumah sakit di kota-kota besar di Indonesia saja yang sudah memakai software ERP, padahal software ini sudah ada di Indonesia sejak lama.
Meski demikian, masih sedikitnya rumah sakit di Indonesia yang menggunakan software ERP tidak selalu berarti buruk. Kita bisa melihat sisi lain yang harus dibenahi sebelum semua rumah sakit bisa menerapkan sistem ERP, seperti penyelarasan SOP (Standart Operating Procedure) yang ada sebelum mengimplementasikan modul-modul ERP. Pengenalan software ERP berikut modul-modulnya pada para karyawan juga diperlukan sebelum melakukan implementasi, sehingga nantinya transisi dari software lama ke software ERP bisa lebih cepat jika waktunya tiba.
Selain itu, selagi dalam tahap perencanaan, perusahaan juga harus memilih dan mengevaluasi vendor-vendor ERP yang bisa membantu pembuatan software dengan baik nantinya. Mengingat software ini terdiri dari banyak modul yang terintegrasi satu sama lain, kesalahan sekecil apa pun bisa sangat berbahaya bagi data perusahaan.
Untuk penyedia jasa layanan pembuatan software dan aplikasi terbaik,
Contact us:
Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id
HIT US UP
BRIDGE TECHNOLOGY SERVICES
5 years ago
ERP Hospital
Mengapa Rumah Sakit Membutuhkan Hospital Management System Sendiri?
Hospital Management System – Dari artikel-artikel sebelumnya, kita tahu ERP atau Enterprise Resources Planning bisa meningkatkan efisiensi perusahaan Anda. Dari perusahaan besar (enterprises) hingga usaha kecil dan menengah (SME).
Pertanyaannya: perusahan apa saja yang bisa dikelola oleh sistem ERP?
Baca juga: Software ERP untuk Solusi Bisnis di Masa Depan
Tidak hanya perusahaan yang memproduksi barang saja, ternyata ERP juga bisa diterapkan pada perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Salah satunya: rumah sakit atau hospital. Ada banyak alasan mengapa sebuah rumah sakit memerlukan sistem manajemennya sendiri. Banyaknya aktivitas yang terjadi, pihak yang terlibat, inventori, dan data yang harus dikelola setiap harinya membuat kebutuhan akan sistem manajemen yang terintegrasi satu sama lain menjadi lebih besar.
Bayangkan mengerjakan semuanya secara manual. Berapa banyak waktu yang dibutuhkan, terutama saat pihak rumah sakit harus mengecek ulang data?
Sistem manajemen rumah sakit atau Hospital Management System dirancang khusus untuk mengelola berbagai aspek dalam operasional rumah sakit seperti rekam medis pasien, jadwal praktik dokter, data keluar-masuk pasien, inventori obat-obatan, finansial, hingga administratif.
Sistem ini mengotomatisasi, mengintegrasi, dan menyederhanakan aktivitas-aktivitas operasional yang sebelumnya dilakukan secara manual dengan tujuan agar rumah sakit bisa lebih fokus untuk memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pasien.
Hospital Management System biasanya berbentuk aplikasi berbasis web. Di rumah sakit yang memiliki beberapa cabang, implementasi sistem yang terintegrasi satu sama lain membuat data medis pasien bisa dengan mudah diakses dari cabang mana pun.
Tidak hanya rumah sakit, Hospital Management System atau HMS juga bisa dan penting untuk diterapkan di pusat kesehatan dengan skala yang lebih kecil seperti klinik, pusat rehabilitasi, atau praktik dokter.
Apa pentingnya?
Mengapa sebuah rumah sakit harus memilikin Hospital Management System-nya sendiri?
Artikel Terkait: Software ERP: Mengapa Anda Membutuhkannya?
Memangkas Biaya Operasional Rumah Sakit
Komputerisasi data akan otomatis memangkas biaya pengadaan kertas dan sumber daya yang sebelumnya dibutuhkan untuk proses manual. Otomatisasi sistem juga dapat meningkatkan efisiensi kerja yang berujung pada ROI atau Return of Investment yang lebih cepat.
Mengakomodir Kolaborasi Antar Departemen yang Berbeda
Sistem yang otomatis dan terintegrasi berarti pegawai yang bertugas dapat berkomunikasi satu sama lain secara real-time. Dengan Hospital Management System, pegawai antar departemen juga difasilitasi untuk berkolaborasi, dengan adanya kemudahan dalam berbagi rekam medis pasien, prosedur janji temu, diagnosis, dst.
Pelayanan yang Lebih Baik
Birokrasi yang rumit dan waktu tunggu yang lama adalah permasalahan umum di banyak rumah sakit dan klinik kesehatan. Apalagi di waktu-waktu ramai. Dengan mengeliminasi pekerjaan manual, Hospital Management System juga otomatis mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melayani pasien. Waktu pasien untuk melakukan registrasi, membayar tagihan, menebus resep, masuk dan keluar kamar bisa dipangkas sehingga kepuasan mereka juga dapat ditingkatkan.
Manajemen, Akurasi, dan Keamanan Data
Mengelola data adalah salah satu tantangan terbesar rumah sakit. Dengan banyaknya data yang diinput setiap harinya–dari data pasien, pemeriksaan, pengobatan, diagnosa, tagihan, serta inventori rumah sakit–cara manual hanya akan membuang lebih banyak waktu.
Sistem yang terpusat dan terintegrasi memungkinkan semua data tadi direkam dan diakses dengan lebih mudah dan akurat, namun terproteksi. Penyimpanan data sedemikian rupa sehingga hanya pemegang otoritas tertentu yang dapat mengaksesnya. Anda juga bisa mengatur tingkat keamanan, data apa saja dari pasien yang dapat diakses pegawai-pegawai tertentu, dan data apa saja yang bisa diakses secara umum.
Menyediakan MIS (Management Information System)
Salah satu keuntungan terbesar dari HMS adalah tersedianya data dan statistik yang bisa dimanfaatkan manajemen untuk memantau bagaimana bisnis berjalan. Meskipun bergerak di bidang kemanusiaan, rumah sakit harus tetap mendapat keuntungan agar operasional bisa terus berjalan.
Analisis finansial, laporan keuntungan dan kerugian, dan monitoring budget sebagai bagian dari Management Information System yang bisa menjadi landasan manajemen untuk membuat keputusan bisnis bagi perusahaan.
Fitur
Secara umum, fitur-fitur yang terdapat dalam sebagian besar Hospital Management System software antara lain:
– Integrasi akunting
– Sistem penjadwalan janji temu
– Manajemen kamar dan tempat tidur
– Manajemen klaim asuransi
– Manajemen pasien masuk
– Manajemen pasien keluar
– Manajemen inventori
– Tagihan biaya pengobatan
– Manajemen rekam medis pasien
– Manajemen tenaga medis
– Manajemen kebijakan rumah sakit
Dst.
Modul-Modul
Sebagai sistem ERP atau Enterprise Resources Planning, Hospital Management System juga dibentuk dari modul-modul yang saling terintegrasi. Beberapa modul dalam HMS adalah modul umum yang juga bisa ditemui di sofware ERP lain, sementara sebagian modul secara spesifik mengatur aspek-aspek yang ada dalam rumah sakit.
Baca juga: Modul-Modul ERP Utama untuk Mengoptimalkan Bisnis
Modul-modul itu antara lain:
Modul Akuntansi
Mengelola pelaporan akuntansi rumah sakit.
Modul HRM (Human Resources Management)
Mengelola manajemen sumber daya manusia di rumah sakit dari mulai dokter, perawat, dan pegawai lainnya. Berisi data pegawai, absensi, payroll, dst.
Modul Pemasaran
Mengelola aspek pemasaran rumah sakit. Berisi fitur-fitur seperti jadwal praktik dokter, informasi rumah sakit, registrasi online, dst.
Modul Keuangan (Finance)
Mengelola keuangan dan kasir, tagihan dan transaksi pasien, rekap transaksi, dan pelunasan.
Modul CRM (Customer Relationship Management)
Mengelola aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pelananan pada pelanggan, dalam hal ini pasien.
Modul Inventori Non-Medis
Mengelola inventori barang-barang non-medis seperti kasur, peralatan makan, dll. Modul ini berisikan fitur-fitur seperti manajemen penyediaan barang, rekap stok, dll.
Modul Inventori Medis
Mengelola inventori barang-barang medis seperti obat-obatan dan alat kesehatan. Sama seperti inventori non-medis, modul ini juga berisi fitur seperti manajemen penyediaan barang, rekap stok, dll.
Modul Rawat Jalan
Mengelola data pelayanan untuk pasien rawat jalan. Dari mulai registrasi, input diagnosa, input tindakan, hingga histori rawat jalan pasien.
Modul Rawat Inap
Mengelola data pelayanan untuk pasien rawat inap. Dari mulai registrasi, input diagnosa, input tindakan, status kamar, sampai histori rawat inap pasien.
Modul Rekam Medis
Mengelola rekam medis pasien baik rawat jalan maupun rawat inap. Modul ini juga berisi histori pasien dan surat-surat pasien seperti surat kelahiran, surat kematian, surat sakit, surat sehat, surat rujukan, dll.
Modul Farmasi
Mengelola kebutuhan farmasi rumah sakit seperti penerbitan resep untuk pasien rawat jalan dan rawat inap, rujukan, manajemen distribusi obat, laporan pengeluaran obat, dst.
Modul Instalasi Gizi
Mengelola aktivitas yang berhubungan dengan gizi sebagai penunjang medis pasien.
Kustomisasi Hospital Management System untuk Rumah Sakit Anda…
Dengan banyaknya aspek operasional yang harus dikelola sebuah rumah sakit, efektivitas adalah hal utama yang harus dipertimbangkan perusahaan sebelum membeli suatu sistem. Meskipun ada banyak produk ERP rumah sakit atau Hospital Management System yang bisa dibeli secara langsung, fitur-fitur yang tersedia belum tentu bisa memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.
Solusinya, Anda bisa menghubungi software house dan mengembangkan Hospital Management System Anda sendiri. Bridge Technology Services (BTS.id) dapat membantu Anda mewujudkannya.
Contact us:
Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id
MORE ARTICLE
BRIDGE TECHNOLOGY SERVICES
