While it is true that more sales could bring you more profit, it can also bring inconvenience to your business.

You might be asking, how come? But imagine yourself being the captain of your sales team. The business is no small. Your company distributes their goods up to the remote areas of the country, with you leading a team of sales representative comprises more than 50 people. Under those conditions, it is inevitable that the more sales you got, the more works you will have to do every day.

Now, imagine doing those works manually. Such a nightmare, no?

In an era where technology plays an important role in making people’s life easier, digital solution is key to efficiency. Especially in running a business. When a client–a multinational company produces processed foods–contacted us some time ago, brought along problems similar to the one illustrated above, we knew instantly that technology is the ultimate answer.

After all, as quoted from Andrew Grove, CEO of Intel:

“In technology, whatever can be done will be done.”

But what kind of technology?

How we, BTS.id, Handled it…

Among many solutions that we could offer to our client to solve the said issue, we believed that no technology is better than ERP. It automates and integrates most processes needed in a business. It is also featured with easy access that can prune the-once-long-and-complicated procedures for getting and exchanging information. Not only that, ERP or Enterprise Resource Planning system is made up of modules each designed to serve different purposes of different aspects in a company. For sales, ERP has SFA or Sales Force Automation module that manages sales activities.

In other words, it has all the qualities our client sought in a software.

What is SFA, Then?

Basically, SFA or Sales Force Automation manages thus simplifies the complexities of sales process. Its key function is to manage and automate data, process, and sales activities with aim to allow the sales team to sell more products by giving them more time to sell. And more sales means more money.

Although being part of the same Marketing Automation family, SFA and CRM or Customer Relationship Management are not identical. While CRM is usually used by Customer Service department to boost sales through maintaining good relationship with customers, SFA is more like a tool for the Sales Team to generate more leads through efficient sales canvassing.

A Day with SFA Software

For our client, this is how their day-to-day operation would look like with the help of SFA software:

Morning:

Team captain plans team’s activity for that day. He would opened the application on his mobile phone, then scrolled through the list of salesperson-on-duty. The names were all there, so did the routes they had to take for that day, all saved in the database. Planning and distributing tasks and routes to a lot of people is such a hassle, you may think, but no, not for him. With just few clicks in the app, he managed to do all the works while sipping his first cup of coffee for the day.

Then, not long after Mr. Team Captain submitting his works, notifications popped up, this time in the team members’ app. Details such as routes, target of the day, customers’ name and preference were already on their fingertips. Without having to carry heavy bag full of papers inside, just one device that had it all, sales representatives can start their job selling products to potential customers in convenient manner.

Noon:

They opened the app on their device, checked the first destination then followed the maps. Once they arrived, they just need to check in and took picture of the place, then submit it to the system that will record their activities and forward it to the team captain. With this, team captain wouldn’t have to worry about his team missing even one opportunity as he can easily tracked team’s every movement with tracking feature.

The next step was just as easy. Everything needed by the reps to present the company’s products to the customers were all stored in the inventory module, ready to be drawn out anytime. Product info, real-time updated stock database, everything that allowed the salesperson to focus on the presentation more instead of wasting their time digging up the bag looking for the right documents.

Once the customers was convinced to buy the products, salesperson can also record their order on the app, as it was also featured with Sales and Return Order modules. Easy. Thanks to the app, they job finished faster and they can move to the next destination earlier.

Afternoon:

Upon completing their tasks for the day, sales team captain and members can also rely on the SFA application to do the most important phase of the job, which is checking how much closed sales the team had made that day, and whether or not the marketing strategy was executed properly.

Of course, with all the data and activities being recorded on the system, analyzing fruitage of the strategy was just another piece of cake.

Benefit

While implementing a software application will cost you extra, through above illustration we can see that it can improve your team’s efficiency by a lot. Our client had realized the importance, therefore asked us to build an app to support their sales team.

And guess what, just like our client had benefited from Sales Force Automation, you can too.

Interested in developing SFA software for your business? Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726

Email : info@bts.id

Setelah dalam artikel sebelumnya kita membahas mengenai modul-modul utama dalam sistem ERP, di artikel ini akan dibahas mengenai salah satu modul, yaitu SFA atau Sales Force Automation secara lebih mendalam.

Baca juga: Software ERP Indonesia: Mengapa Anda Membutuhkannya?

Apa itu SFA?

Sales Force Automation yang biasa disingkat SFA memanfaatkan software aplikasi untuk mengelola dan menyederhanakan proses penjualan yang rumit. Software ini mengelola dan mengotomatisasi data, proses, dan kegiatan sales sehingga tim sales memiliki lebih banyak waktu untuk memasarkan produk dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja tim dan, pada akhirnya, meningkatkan hasil penjualan.

Sebuah software SFA biasanya mengelola aspek bisnis seperti kontak, laporan, aktivitas, dan peluang.

SFA = CRM?

Karena fungsinya yang beririsan, banyak yang menganggap software SFA sama dengan dan bisa digantikan oleh software CRM atau Customer Relationship Management. Anggapan itu tidak sepenuhnya salah. Dalam batas-batas tertentu, SFA bisa dianggap sebagai bagian dari CRM dan sebaliknya. Hanya saja karena keduanya merupakan dua software yang terpisah, ada baiknya Anda mengintegrasikan keduanya dalam bisnis untuk mendapatkan potensi yang maksimal dari masing-masing sistem.

Secara spesifik, SFA dan CRM memiliki tujuan yang berbeda.

Misalnya, SFA biasanya digunakan oleh tim sales/penjualan, pemasaran, dan manajemen untuk meningkatkan penjualan dengan cara mengoptimalisasi siklus pemasaran seperti kontrol inventori, sales processing, analisis prediksi penjualan, dll; sementara CRM digunakan oleh departemen customer service untuk meningkatkan penjualan melalui hubungan yang baik dengan customer. Singkatnya, SFA mengelola tim pemasaran sementara CRM mengelola pelanggan.

Dalam praktiknya, SFA biasa digunakan untuk menginisiasi penjualan dengan melakukan prospek pada calon pelanggan, sedangkan CRM mencoba mempertahankan pelanggan-pelanggan tadi agar kembali membeli.

Fitur Utama SFA

Secara umum, fitur-fitur utama yang biasanya ada dalam software SFA, antara lain:

– Melacak agen penjualan dan menyediakan actionable goals dan target.

– Informasi closing ratio yang dirancang untuk meningkatkan closing percentages.

– Data kontak pelanggan dan cold calling.

– Penjadwalan dan pelacakan janji temu.

– Sales funneling dan pipe filling.

– Target dan prospek penjualan yang dirancang khusus sesuai dengan industri.

– Lead assignment.

– Sharing informasi antara departemen penjualan yang berkolaborasi.

– Informasi harga.

– Kalender dan to-do list.

– Manajemen kontak.

– Informasi produk dan pengetahuan umum mengenai pemasaran.

– Manajemen workflow.

Sementara itu, sebagai pembanding, fitur-fitur umum yang biasanya ada pada software CRM di antaranya:

– Melacak campaign dan menawarkan data yang dapat digunakan untuk pemasaran dan marketing campaign di masa depan.

– Profiling pelanggan yang mencakup jejak belanja dan pengiriman.

– Menyediakan data pelaporan yang mudah dicari dan digunakan.

– Merekam jejak penjualan, baik dalam skala perusahaan maupun customer secara spesifik.

– Penyimpanan data.

– Melacak komunikasi dengan pelanggan.

– Alat dan penunjang customer service.

– Strategi yang didesain untuk mempertahankan pelanggan.

Modul SFA

Seperti halnya sistem ERP lain, software SFA juga dibentuk dari berbagai modul yang terintegrasi. Beberapa modul utama yang biasanya ada dalam software SFA antara lain:

Lead Management

Lead atau prospek yang tepat sangatlah penting untuk tercapainya target penjualan. Dari setiap lead yang didapatkan, penting pula untuk melakukan pendekatan yang sesuai agar lead bisa berubah menjadi pembelian. Permasalahan kadang timbul saat tim sales menganggap bahwa semua lead itu sama, padahal tidak semua orang tertarik untuk membeli karena alasan yang sama. Apakah mereka tertarik karena produknya? Atau perusahaannya? Atau karena alasan kebutuhan.

Dengan modul lead management, prospek dapat dikelola dan dikategorikan dengan baik sehingga strategi pendekatan bisa didesain sesuai tingkat prioritas masing-masing individu. Modul ini biasanya dilengkapi dengan fitur Lead Routing dan Lead Scoring yang bisa membantu tim penjualan memetakan dan mengkategorikan pelanggan potensial.

Sales Funnel

Modul Sales Funnel mengolah data kemungkinan potensi yang bisa didapatkan dari klien potensial. Modul ini membantu tim penjualan menganalisis dan memproyeksikan lead ke arah strategi penjualan, misalnya memilah-milah lead ke dalam beberapa kategori (Berapa orang yang sudah dikontak? Berapa orang yang masih bisa diprospek? Dll) dan berapa nilai keuntungan maksimal yang bisa didapatkan dari lead yang ada.

Semua informasi inilah yang dikelola oleh software SFA. Dengan informasi yang ada, tim penjualan bisa menyusun rencana pendekatan yang paling tepat untuk setiap kategori lead.

Data Management

Modul yang membuat banyak orang menganggap SFA sama dengan CRM. Modul ini merekam dan mengelola data-data pelanggan. Bedanya, modul data management dalam SFA digunakan oleh tim sales untuk menentukan produk atau jasa apa yang cocok untuk ditawarkan ke pelanggan tertentu, dan jika ada diskon atau promo yang bisa dimasukkan dalam penawaran.

Selain itu, modul ini juga bisa menyimpan data produk dan stok sehingga sales rep bisa mengetahui produk apa saja yang tersedia secara real-time.

Karena fungsi-fungsi di atas, software SFA biasanya menyimpan dan memperbarui data secara terpusat sehingga software bisa diakses secara mobile saat tim sales terjun ke lapangan.  

Activity Management

Sebagai suatu software yang mengelola tim penjualan, modul activity management adalah salah satu modul penting dalam software SFA. Modul ini mengatur aktivitas harian dan delegasi tugas masing-masing sales rep, misalnya follow up klien, presentasi produk, membuat laporan, quotation, leads mana saja yang harus didatangi sales rep tertentu, dll.

Untuk memastikan setiap anggota tim menjalankan tugasnya dengan baik, modul ini biasanya dilengkapi dengan notifikasi dan pengingat.

Order Management

Semua fungsi pengelolaan di atas pada akhirnya akan berujung pada penjualan. Dengan modul order management, semua pesanan yang datang dari pelanggan dapat dicatat dan direkam dengan baik. Modul yang terintegrasi membuat data stok ter-update bersama setiap pesanan. Selain itu, database yang terpusat memungkinkan pesanan untuk segera diproses tanpa harus menunggu laporan dari tiap sales rep.

Modul ini menyimpan informasi seperti status pesanan, status pengiriman, dan kwitansi yang bisa langsung diakses kapan saja tanpa harus mencari-cari kertas dokumen. Proses otomatisasi ini bisa menambah customer’s experience yang diharapkan bisa meningkatkan kepuasan dan kesetiaan pelanggan.

Performance Evaluation

Modul lain yang tak kalah penting adalah modul evaluasi performa. Modul ini membantu manajer penjualan melihat tingkat kesuksesan strategi penjualan yang telah dijalankan. Melalui modul performance evaluation, manajer penjualan dapat melihat laporan aktivitas penjualan seperti prospek yang berhasil, follow-up yang telah dibuat, sales meeting yang telah dijadwalkan dan berlangsung, dan pada akhirnya, keuntungan yang didapat sebagai hasil penjualan.

Data-data di atas dapat diolah dan diterjemahkan oleh sebuah software SFA ke dalam bentuk statistik dan grafik yang dapat digunakan manajer penjualan untuk memperbaiki strategi penjualan.

Baca juga: Modul-Modul ERP Utama untuk Mengoptimalkan Bisnis.

Meningkatkan Penjualan dengan Software SFA

Menurut survey yang diadakan IDC (International Data Corporation), aplikasi SFA atau Sales Force Automation telah dapat:

– Meningkatkan keberhasilan transaksi sebesar 30%

– Siklus penjualan menurun sebesar 19%

– Waktu yang dihabiskan untuk administrasi penjualan menurun sebesar 17%

Prosentase tersebut dapat dianggap menguntungkan bagi suatu bisnis. Hal ini bisa terjadi karena optimalisasi yang dilakukan software SFA pada aspek-aspek bisnis dalam suatu perusahaan, misalnya saja mempermudah pengelolaan tim penjualan oleh manajer penjualan, otomatisasi pekerjaan yang mempersingkat waktu pengerjaan tugas-tugas, kemudahan untuk memprediksi penjualan, kemudahan akses data oleh tim penjualan di lapangan, penanganan yang lebih baik untuk peluang yang gagal dieksekusi, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan sales rep untuk meyakinkan pelanggan agar membeli produk lain.

Sudahkah Anda mengaplikasikan Software SFA pada Bisnis Anda?

Jika jawabannya adalah belum, mungkin sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk menambahkan software ini ke dalam sistem ERP Anda. Untuk mendapatkan benefit maksimal dari software ini, Anda sebaiknya berkonsultasi dengan software house terpercaya.

What to read next: Sales Force Software Application to Boost Sales through Improvement of Team’s Productivity.

Contact us:
Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id

Dalam persaingan bisnis yang sangat kompetitif, sales adalah salah satu bagian terpenting bagi perusahaan. Sales dapat diartikan sebagai proses transaksi penjualan produk perusahaan kepada customer dengan tujuan meningkatkan pendapatan dan laba perusahaan. Sedangkan, individu yang melakukan penjualan ini disebut salesman atau sales person. Biasanya, sales person melakukan beberapa aktivitas agar deals dapat terjadi, seperti melakukan pendekatan kepada customer, mempresentasikan produk, negosiasi harga, hingga customer setuju melakukan pembelian. Hal inilah yang membuat sales sangat penting bagi perusahaan karena kontribusi mereka dapat menjadi tolak ukur pendapatan perusahaan dan menentukan pertumbuhan perusahaan.

Permasalahan Sales yang Menyebabkan Pertumbuhan Bisnis Menurun

Dalam perjalanannya, tugas seorang sales person atau divisi sales tidak semudah yang dilihat. Banyak sekali masalah atau kendala yang dialami dalam proses penjualan, baik masalah secara personal atau profesional. Beberapa masalah yang bersifat personal biasanya kurangnya rasa percaya diri, kurang cakap dalam berkomunikasi, memiliki perasaan takut ditolak oleh pembeli, kesulitan dalam membangun hubungan yang baik dengan pelanggan, dan penampilan sales person yang terkadang kurang meyakinkan.

Sementara beberapa masalah-masalah umum bersifat profesional yang sering terjadi pada sales person dalam proses transaksi penjualannya adalah:

1. Kurang Memahami Produk

Sales person yang kurang memiliki pemahaman produk secara menyeluruh sudah bisa dipastikan akan terkendala dalam melakukan penjualan. Jika mereka kurang memahami produk, maka mereka akan kesulitan memberikan informasi yang baik terkait jenis produk, keunggulan produk, manfaat produk, ketersediaan stok produk, dan produk apa saja yang dibutuhkan oleh  customer. Sales person juga akan sulit menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan customer. Karena dalam penjualan, sales person tidak hanya melakukan transaksi saja melainkan, mereka harus mampu meyakinkan customer bahwa produk mereka adalah yang terbaik dan dibutuhkan oleh customer.

1. Kurang Memahami Target Market

Menentukan target market wajib dilakukan oleh sales person. Banyak sales person yang membuang-buang waktu dan tidak mencapai target penjualan karena mereka tidak mengetahui secara pasti mana target market yang potensial dan mana yang tidak. Kesalahan dalam memilih dan mengelola target market akan sangat berdampak dalam performa penjualan. Oleh karena itulah, memahami dan memetakan target market sangat penting dilakukan, karena dapat  mendiskualifikasi target market yang kurang potensial, dan lebih fokus pada target market yang benar.

1. Kurang Memahami Strategi Penjualan dan Menetapkan Skala Prioritas

Tidak hanya wajib memahami target market, sales person juga diharuskan memahami strategi penjualan dan mampu menetapkan skala prioritas. Pemahaman dan penggunaan strategi penjualan yang kurang tepat akan membuat sales person kehilangan peluang. Selain itu, manajemen waktu yang buruk serta ketidakmampuan dalam menetapkan skala prioritas akan berpengaruh pada pencapaian target penjualan. 

1. Terlalu Banyak Melakukan Tugas-Tugas Administratif

Dalam proses penjualan, sales person juga harus melakukan tugas-tugas repetitif yang bersifat administratif, seperti mencatat data customer, data transaksi,  dokumen-dokumen penjualan lainnya hingga laporan penjualan. Tugas administratif yang dilakukan secara manual tersebut tentunya cukup menyita waktu bagi sales person. Tidak hanya itu, tugas tersebut juga sering diabaikan karena sales person fokus pada target penjualan saja. 

1. Kurangnya Evaluasi

Banyak sekali sales person yang hanya memfokuskan pada target penjualan namun tidak melakukan evaluasi atas apa yang telah dikerjakan. Padahal evaluasi kinerja ini sangat diperlukan untuk mengetahui sejauh mana strategi penjualan yang diterapkan berhasil, analisis penjualan produk, dan relasi dengan customer. Evaluasi dilakukan untuk meninjau kembali skill dan kompetensi sales person agar lebih baik di masa depan.

Fitur-Fitur dalam Sales Force Automation (SFA) 

Permasalahan sales yang dijabarkan diatas, tentunya dapat berpengaruh pada pertumbuhan bisnis hingga mengalami penurunan atau bahkan kerugian. Hal ini dapat dihindari dengan penggunaan Sales Force Automation (SFA), yang hadir sebagai solusi untuk efisiensi dan meningkatkan produktivitas sales di perusahaan Anda. Sebagai sebuah software yang dirancang untuk sales management process, Sales Force Automation (SFA) tentunya memiliki beberapa fitur yang efektif dan mudah digunakan. Fitur-fitur tersebut dapat digunakan untuk membantu dan memudahkan tugas-tugas sales person dalam melakukan penjualan. Berikut fitur-fitur yang wajib ada pada Sales Force Automation:

1. Manajemen Kontak dan Informasi Pelanggan

Sales Force Automation dapat membantu dalam menyimpan dan memperbaharui data yang terkait dengan informasi data customer, riwayat transaksi, bahkan dapat mengelompokkan data customer berdasarkan segmen pasar, letak geografis, preferensi produk, dan waktu penjualan. Fitur ini tentunya mempermudah kinerja sales person, karena mereka tidak harus melakukan pencatatan data secara manual melainkan sudah terdata secara otomatis dalam sebuah aplikasi. Ini juga memudahkan sales person untuk mengetahui customer mereka dan menjalin relasi berkelanjutan.

1. Manajemen Produk

Bagi perusahaan berskala besar, mengelola consumer goods akan menjadi permasalahan tersendiri bagi tim sales dan tim warehouse. Apalagi terdapat puluhan hingga ratusan produk yang memiliki ketersediaan stok yang tidak sedikit. Dengan adanya fitur manajemen produk, tim sales dapat dengan mudah mengetahui jenis, manfaat hingga stok produk yang mereka jual. Sales person juga dapat dengan mudah menjawab pertanyaan customer terkait dengan produk serta mengetahui produk apa saja yang dibutuhkan oleh customer.

1. Manajemen Aktivitas Penjualan

Melalui fitur ini, dapat membantu tim sales dalam memvisualisasikan sales pipeline seperti menerima order, membuat dokumen transaksi, pengiriman hingga retur penjualan secara otomatis dan terintegrasi. Sales Force Automation membantu proses sales berjalan dengan baik, sehingga memudahkan dalam melacak seluruh data penjualan dan melihat dari berbagai sudut pandang proses penjualan.

1. Manajemen Tim

Semakin banyak transaksi penjualan setiap harinya, maka komunikasi dan koordinasi antar tim atau divisi harus terjalin dengan baik. Sales Force Automation tidak hanya membantu dalam manajemen aktivitas penjualan tim sales, melainkan juga dapat mengotomatisasi seluruh proses transaksi dan dapat diakses oleh seluruh divisi terkait, seperti divisi warehouse, divisi finance, dan divisi logistik yang bertanggung jawab atas pengiriman. Semua data transaksi mulai dari penjualan hingga pengiriman produk ke customer serta data komunikasi antar divisi dapat tersimpan dan terlacak di satu aplikasi saja.

1. Analisa dan Laporan Penjualan

Sebelum menggunakan Sales Force Automation, membuat laporan penjualan secara manual adalah proses yang cukup menyita waktu karena banyaknya transaksi yang terjadi. Dengan Sales Force Automation, data-data tersebut akan dilaporkan secara otomatis dan real time. Karena fitur report yang ada pada Sales Force Automation dapat menyajikan data dan analisa penjualan, mengidentifikasi tren pasar, serta menyajikan laporan penjualan secara cepat dan tepat, berbasis data real time dan ter up to date.

Photo by PhotoMIX Company

Jika dilihat dari penjelasan di atas, tentu saja penggunaan Sales Force Automation (SFA) akan berdampak pada pertumbuhan bisnis dan meningkatkan penjualan di perusahaan Anda. Mengutip dari Harvard Business Review, bahwa menggunakan automation tools, seperti Sales Force Automation dalam penjualan mampu meningkatkan 90% produktivitas tim sales dan 85% meningkatkan kolaborasi antar tim yang terlibat. 

Perusahaan yang telah mengimplementasikan Sales Force Automation (SFA) maka akan mengotomatisasi sebagian besar proses penjualan. Sehingga dapat lebih menghemat banyak waktu tim sales dalam mengerjakan tugas yang bersifat administratif. Informasi jenis dan ketersediaan produk lebih akurat, sales bisa lebih fokus dalam melakukan penjualan, dan fokus kepada customer relation management sehingga bisa meningkatkan penjualan dan target yang ditetapkan juga bisa lebih mudah dicapai.

Sales Force Automation (SFA) yang mengotomatisasi proses penjualan, dapat terkoneksi dan terintegrasi dengan sistem divisi lain seperti warehouse, logistik, sales dan finance. Informasi dan data yang dihasilkan menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat. Manajer dan pihak manajemen perusahaan bisa mengakses data kapan saja dan dimana saja hanya dengan menggunakan smartphone tanpa harus mengecek data-data manual.

Dalam hal report atau laporan, mengimplementasikan Sales Force Automation (SFA) pada perusahaan, sudah pasti pelaporan akan jauh lebih cepat, berbasis data real time. Penjualan dapat di tracking, sehingga memudahkan manajer untuk menganalisa dan mengevaluasi kinerja tim sales serta tim lain yang terkait penjualan.

Setelah mengetahui manfaat dan peran penting Sales Force Automation (SFA) bagi pertumbuhan bisnis, maka sudah waktunya Anda memanfaatkan aplikasi ini dan mengimplementasikannya di perusahaan Anda. Untuk itu, Anda wajib berkolaborasi dengan vendor IT yang tepat dan berpengalaman seperti BTS.id. Sebagai perusahaan IT yang sudah sangat berpengalaman, BTS.id menawarkan aplikasi yang tepat bagi perkembangan bisnis Anda, yakni CRM Field Service (CFS). Jika Anda ingin mengetahui lebih mendalam terkait Sales Force Automation (SFA) dan CRM Field Service (CFS) kami selalu siap untuk memberikan informasi dan memberikan saran terbaik bagi pertumbuhan bisnis Anda. Segera hubungi kami BTS.id your business partner.

While it is true that more sales could bring you more profit, it can also bring inconvenience to your business.

You might be asking, how come? But imagine yourself being the captain of your sales team. The business is no small. Your company distributes their goods up to the remote areas of the country, with you leading a team of sales representative comprises more than 50 people. Under those conditions, it is inevitable that the more sales you got, the more works you will have to do every day.

Now, imagine doing those works manually. Such a nightmare, no?

In an era where technology plays an important role in making people’s life easier, digital solution is key to efficiency. Especially in running a business. When a client–a multinational company produces processed foods–contacted us some time ago, brought along problems similar to the one illustrated above, we knew instantly that technology is the ultimate answer.

After all, as quoted from Andrew Grove, CEO of Intel:

“In technology, whatever can be done will be done.”

But what kind of technology?

How we, BTS.id, Handled it…

Among many solutions that we could offer to our client to solve the said issue, we believed that no technology is better than ERP. It automates and integrates most processes needed in a business. It is also featured with easy access that can prune the-once-long-and-complicated procedures for getting and exchanging information. Not only that, ERP or Enterprise Resource Planning system is made up of modules each designed to serve different purposes of different aspects in a company. For sales, ERP has SFA or Sales Force Automation module that manages sales activities.

In other words, it has all the qualities our client sought in a software.

What is SFA, Then?

Basically, SFA or Sales Force Automation manages thus simplifies the complexities of sales process. Its key function is to manage and automate data, process, and sales activities with aim to allow the sales team to sell more products by giving them more time to sell. And more sales means more money.

Although being part of the same Marketing Automation family, SFA and CRM or Customer Relationship Management are not identical. While CRM is usually used by Customer Service department to boost sales through maintaining good relationship with customers, SFA is more like a tool for the Sales Team to generate more leads through efficient sales canvassing.

A Day with SFA Software

For our client, this is how their day-to-day operation would look like with the help of SFA software:

Morning:

Team captain plans team’s activity for that day. He would opened the application on his mobile phone, then scrolled through the list of salesperson-on-duty. The names were all there, so did the routes they had to take for that day, all saved in the database. Planning and distributing tasks and routes to a lot of people is such a hassle, you may think, but no, not for him. With just few clicks in the app, he managed to do all the works while sipping his first cup of coffee for the day.

Then, not long after Mr. Team Captain submitting his works, notifications popped up, this time in the team members’ app. Details such as routes, target of the day, customers’ name and preference were already on their fingertips. Without having to carry heavy bag full of papers inside, just one device that had it all, sales representatives can start their job selling products to potential customers in convenient manner.

Noon:

They opened the app on their device, checked the first destination then followed the maps. Once they arrived, they just need to check in and took picture of the place, then submit it to the system that will record their activities and forward it to the team captain. With this, team captain wouldn’t have to worry about his team missing even one opportunity as he can easily tracked team’s every movement with tracking feature.

The next step was just as easy. Everything needed by the reps to present the company’s products to the customers were all stored in the inventory module, ready to be drawn out anytime. Product info, real-time updated stock database, everything that allowed the salesperson to focus on the presentation more instead of wasting their time digging up the bag looking for the right documents.

Once the customers was convinced to buy the products, salesperson can also record their order on the app, as it was also featured with Sales and Return Order modules. Easy. Thanks to the app, they job finished faster and they can move to the next destination earlier.

Afternoon:

Upon completing their tasks for the day, sales team captain and members can also rely on the SFA application to do the most important phase of the job, which is checking how much closed sales the team had made that day, and whether or not the marketing strategy was executed properly.

Of course, with all the data and activities being recorded on the system, analyzing fruitage of the strategy was just another piece of cake.

Benefit

While implementing a software application will cost you extra, through above illustration we can see that it can improve your team’s efficiency by a lot. Our client had realized the importance, therefore asked us to build an app to support their sales team.

And guess what, just like our client had benefited from Sales Force Automation, you can too.

Interested in developing SFA software for your business? Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726

Email : info@bts.id

Setelah dalam artikel sebelumnya kita membahas mengenai modul-modul utama dalam sistem ERP, di artikel ini akan dibahas mengenai salah satu modul, yaitu SFA atau Sales Force Automation secara lebih mendalam.

Baca juga: Software ERP Indonesia: Mengapa Anda Membutuhkannya?

Apa itu SFA?

Sales Force Automation yang biasa disingkat SFA memanfaatkan software aplikasi untuk mengelola dan menyederhanakan proses penjualan yang rumit. Software ini mengelola dan mengotomatisasi data, proses, dan kegiatan sales sehingga tim sales memiliki lebih banyak waktu untuk memasarkan produk dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja tim dan, pada akhirnya, meningkatkan hasil penjualan.

Sebuah software SFA biasanya mengelola aspek bisnis seperti kontak, laporan, aktivitas, dan peluang.

SFA = CRM?

Karena fungsinya yang beririsan, banyak yang menganggap software SFA sama dengan dan bisa digantikan oleh software CRM atau Customer Relationship Management. Anggapan itu tidak sepenuhnya salah. Dalam batas-batas tertentu, SFA bisa dianggap sebagai bagian dari CRM dan sebaliknya. Hanya saja karena keduanya merupakan dua software yang terpisah, ada baiknya Anda mengintegrasikan keduanya dalam bisnis untuk mendapatkan potensi yang maksimal dari masing-masing sistem.

Secara spesifik, SFA dan CRM memiliki tujuan yang berbeda.

Misalnya, SFA biasanya digunakan oleh tim sales/penjualan, pemasaran, dan manajemen untuk meningkatkan penjualan dengan cara mengoptimalisasi siklus pemasaran seperti kontrol inventori, sales processing, analisis prediksi penjualan, dll; sementara CRM digunakan oleh departemen customer service untuk meningkatkan penjualan melalui hubungan yang baik dengan customer. Singkatnya, SFA mengelola tim pemasaran sementara CRM mengelola pelanggan.

Dalam praktiknya, SFA biasa digunakan untuk menginisiasi penjualan dengan melakukan prospek pada calon pelanggan, sedangkan CRM mencoba mempertahankan pelanggan-pelanggan tadi agar kembali membeli.

Fitur Utama SFA

Secara umum, fitur-fitur utama yang biasanya ada dalam software SFA, antara lain:

– Melacak agen penjualan dan menyediakan actionable goals dan target.

– Informasi closing ratio yang dirancang untuk meningkatkan closing percentages.

– Data kontak pelanggan dan cold calling.

– Penjadwalan dan pelacakan janji temu.

– Sales funneling dan pipe filling.

– Target dan prospek penjualan yang dirancang khusus sesuai dengan industri.

– Lead assignment.

– Sharing informasi antara departemen penjualan yang berkolaborasi.

– Informasi harga.

– Kalender dan to-do list.

– Manajemen kontak.

– Informasi produk dan pengetahuan umum mengenai pemasaran.

– Manajemen workflow.

Sementara itu, sebagai pembanding, fitur-fitur umum yang biasanya ada pada software CRM di antaranya:

– Melacak campaign dan menawarkan data yang dapat digunakan untuk pemasaran dan marketing campaign di masa depan.

– Profiling pelanggan yang mencakup jejak belanja dan pengiriman.

– Menyediakan data pelaporan yang mudah dicari dan digunakan.

– Merekam jejak penjualan, baik dalam skala perusahaan maupun customer secara spesifik.

– Penyimpanan data.

– Melacak komunikasi dengan pelanggan.

– Alat dan penunjang customer service.

– Strategi yang didesain untuk mempertahankan pelanggan.

Modul SFA

Seperti halnya sistem ERP lain, software SFA juga dibentuk dari berbagai modul yang terintegrasi. Beberapa modul utama yang biasanya ada dalam software SFA antara lain:

Lead Management

Lead atau prospek yang tepat sangatlah penting untuk tercapainya target penjualan. Dari setiap lead yang didapatkan, penting pula untuk melakukan pendekatan yang sesuai agar lead bisa berubah menjadi pembelian. Permasalahan kadang timbul saat tim sales menganggap bahwa semua lead itu sama, padahal tidak semua orang tertarik untuk membeli karena alasan yang sama. Apakah mereka tertarik karena produknya? Atau perusahaannya? Atau karena alasan kebutuhan.

Dengan modul lead management, prospek dapat dikelola dan dikategorikan dengan baik sehingga strategi pendekatan bisa didesain sesuai tingkat prioritas masing-masing individu. Modul ini biasanya dilengkapi dengan fitur Lead Routing dan Lead Scoring yang bisa membantu tim penjualan memetakan dan mengkategorikan pelanggan potensial.

Sales Funnel

Modul Sales Funnel mengolah data kemungkinan potensi yang bisa didapatkan dari klien potensial. Modul ini membantu tim penjualan menganalisis dan memproyeksikan lead ke arah strategi penjualan, misalnya memilah-milah lead ke dalam beberapa kategori (Berapa orang yang sudah dikontak? Berapa orang yang masih bisa diprospek? Dll) dan berapa nilai keuntungan maksimal yang bisa didapatkan dari lead yang ada.

Semua informasi inilah yang dikelola oleh software SFA. Dengan informasi yang ada, tim penjualan bisa menyusun rencana pendekatan yang paling tepat untuk setiap kategori lead.

Data Management

Modul yang membuat banyak orang menganggap SFA sama dengan CRM. Modul ini merekam dan mengelola data-data pelanggan. Bedanya, modul data management dalam SFA digunakan oleh tim sales untuk menentukan produk atau jasa apa yang cocok untuk ditawarkan ke pelanggan tertentu, dan jika ada diskon atau promo yang bisa dimasukkan dalam penawaran.

Selain itu, modul ini juga bisa menyimpan data produk dan stok sehingga sales rep bisa mengetahui produk apa saja yang tersedia secara real-time.

Karena fungsi-fungsi di atas, software SFA biasanya menyimpan dan memperbarui data secara terpusat sehingga software bisa diakses secara mobile saat tim sales terjun ke lapangan.  

Activity Management

Sebagai suatu software yang mengelola tim penjualan, modul activity management adalah salah satu modul penting dalam software SFA. Modul ini mengatur aktivitas harian dan delegasi tugas masing-masing sales rep, misalnya follow up klien, presentasi produk, membuat laporan, quotation, leads mana saja yang harus didatangi sales rep tertentu, dll.

Untuk memastikan setiap anggota tim menjalankan tugasnya dengan baik, modul ini biasanya dilengkapi dengan notifikasi dan pengingat.

Order Management

Semua fungsi pengelolaan di atas pada akhirnya akan berujung pada penjualan. Dengan modul order management, semua pesanan yang datang dari pelanggan dapat dicatat dan direkam dengan baik. Modul yang terintegrasi membuat data stok ter-update bersama setiap pesanan. Selain itu, database yang terpusat memungkinkan pesanan untuk segera diproses tanpa harus menunggu laporan dari tiap sales rep.

Modul ini menyimpan informasi seperti status pesanan, status pengiriman, dan kwitansi yang bisa langsung diakses kapan saja tanpa harus mencari-cari kertas dokumen. Proses otomatisasi ini bisa menambah customer’s experience yang diharapkan bisa meningkatkan kepuasan dan kesetiaan pelanggan.

Performance Evaluation

Modul lain yang tak kalah penting adalah modul evaluasi performa. Modul ini membantu manajer penjualan melihat tingkat kesuksesan strategi penjualan yang telah dijalankan. Melalui modul performance evaluation, manajer penjualan dapat melihat laporan aktivitas penjualan seperti prospek yang berhasil, follow-up yang telah dibuat, sales meeting yang telah dijadwalkan dan berlangsung, dan pada akhirnya, keuntungan yang didapat sebagai hasil penjualan.

Data-data di atas dapat diolah dan diterjemahkan oleh sebuah software SFA ke dalam bentuk statistik dan grafik yang dapat digunakan manajer penjualan untuk memperbaiki strategi penjualan.

Baca juga: Modul-Modul ERP Utama untuk Mengoptimalkan Bisnis.

Meningkatkan Penjualan dengan Software SFA

Menurut survey yang diadakan IDC (International Data Corporation), aplikasi SFA atau Sales Force Automation telah dapat:

– Meningkatkan keberhasilan transaksi sebesar 30%

– Siklus penjualan menurun sebesar 19%

– Waktu yang dihabiskan untuk administrasi penjualan menurun sebesar 17%

Prosentase tersebut dapat dianggap menguntungkan bagi suatu bisnis. Hal ini bisa terjadi karena optimalisasi yang dilakukan software SFA pada aspek-aspek bisnis dalam suatu perusahaan, misalnya saja mempermudah pengelolaan tim penjualan oleh manajer penjualan, otomatisasi pekerjaan yang mempersingkat waktu pengerjaan tugas-tugas, kemudahan untuk memprediksi penjualan, kemudahan akses data oleh tim penjualan di lapangan, penanganan yang lebih baik untuk peluang yang gagal dieksekusi, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan sales rep untuk meyakinkan pelanggan agar membeli produk lain.

Sudahkah Anda mengaplikasikan Software SFA pada Bisnis Anda?

Jika jawabannya adalah belum, mungkin sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk menambahkan software ini ke dalam sistem ERP Anda. Untuk mendapatkan benefit maksimal dari software ini, Anda sebaiknya berkonsultasi dengan software house terpercaya.

What to read next: Sales Force Software Application to Boost Sales through Improvement of Team’s Productivity.

Contact us:
Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id