Apa Itu Sales Force Automation (SFA)?

Sales Force Automation (SFA) adalah software yang dirancang untuk sales management process, yang mana membantu sales untuk mengelola dan mengotomatisasi proses penjualan. Dalam melakukan penjualan, sales seringkali fokus pada pekerjaan yang berulang dan administratif. Proses administrasi tersebut tidak jarang menyita waktu yang cukup banyak. Seperti dalam sebuah penelitian yang dilakukan oleh BusinessWire, menyebutkan bahwa salesman benar-benar melakukan tugas selling hanya 37%, sedangkan 63% mereka mengerjakan tugas yang bersifat administratif atau tugas lainnya. Hal ini tentunya membuat kinerja sales kurang efisien dan kurang optimal sehingga berdampak pada pencapaian target penjualan dari perusahaan.

Pemanfaatan teknologi dalam bisnis, utamanya penggunaan Sales Force Automation (SFA) dapat membantu mempercepat progres dalam bisnis Anda. Sales Force Automation (SFA) sendiri merupakan software yang cukup populer di dunia bisnis. Banyak sekali perusahaan yang menggunakan Sales Force Automation (SFA) dalam menjalankan bisnis mereka. Ini tidak lepas dari tujuan dirancangnya Sales Force Automation (SFA) yakni untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, efektivitas tim penjualan, membantu tugas-tugas tertentu agar transaksi penjualan pada perusahaan menjadi lebih sederhana, mudah dan cepat.

Sales Force Automation (SFA), sebagai tools yang berfokus pada operasional penjualan, membantu salesman dalam melakukan proses transaksi produk perusahaan kepada pelanggan. Tentu saja dalam sebuah transaksi penjualan, terdapat banyak data selama proses itu terjadi. Seperti jenis produk, jumlah produk, harga produk, data pelanggan, hingga dokumen-dokumen yang bersifat administratif. Dalam hal ini, Sales Force Automation (SFA) dapat membantu transaksi penjualan mulai dari ordering - delivering - hingga pembayaran secara aktual, efisien dan real time.

Tidak hanya membantu sales dalam melakukan transaksi dengan pelanggan, Sales Force Automation (SFA) juga dapat membantu mengelola dan mengotomatisasi proses penjualan dalam bisnis Anda secara keseluruhan seperti analisa data pelanggan, analisa kepuasan pelanggan terhadap perusahaan, mencatat data kontak pelanggan, report automation, sales performance management, dan lainnya. Sales Force Automation (SFA) merupakan alat yang sangat penting dalam kelangsungan bisnis perusahaan, melalui penggunaan Sales Force Automation (SFA) semua data digital transaksi penjualan, laporan data pelanggan, laporan penjualan, jadwal kunjungan ke pelanggan, data produk yg tersedia di perusahaan dapat diakses secara real time, kapan saja dan dimana saja bahkan hanya dengan menggunakan smartphone.

Penggunaan Sales Force Automation (SFA) dapat memangkas banyak waktu, tenaga juga biaya sehingga bisnis Anda akan menjadi lebih efisien dan lebih mudah untuk mengontrol secara digital. Penjualan akan lebih efektif, produktivitas tim sales akan meningkat, dan kualitas layanan perusahaan terhadap pelanggan akan tetap terjaga, sehingga perusahaan selalu bisa memenuhi harapan para pelanggan dengan lebih baik. 

Lantas apa saja keuntungan jika perusahaan Anda menggunakan Sales Force Automation (SFA)? 

Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa Sales Force Automation (SFA) sebagai software yang dirancang khusus untuk mengelola dan mengotomatisasi proses penjualan. Berikut terdapat beberapa keuntungan bagi perkembangan bisnis Anda jika menggunakan Sales Force Automation (SFA) : 

1. Efisiensi Operasional lebih Meningkat
   Sesuai dengan tujuan dari dirancangnya Sales Force Automation (SFA), yakni meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, khususnya tim sales. Sales Force Automation (SFA) mengambil alih tugas-tugas administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti mencatat data penjualan, mengelola data pelanggan, informasi kontak pelanggan, jadwal kunjungan, data kepuasan pelanggan dan semua data yang berkaitan dengan pelanggan dapat disimpan, diakses dan dilacak dengan real time dan mudah.
    
2. Meningkatkan Produktivitas Salesman
   Dengan Sales Force Automation (SFA), salesman dapat mengakses informasi penting seperti jadwal pertemuan dengan pelanggan, catatan komunikasi, riwayat transaksi, informasi kontak pelanggan secara cepat dan tepat, dengan tujuan memberi pelayanan yang lebih personal, menjalin relasi yang lebih baik dan efektif dengan pelanggan. Selain itu, Sales Force Automation (SFA) dapat melacak dan memantau kinerja dan aktivitas salesman secara akurat, mencatat kunjungan serta feedback dari pelanggan. Sales Force Automation (SFA) menyediakan alat analisis yang kuat untuk melacak kinerja penjualan, tren penjualan, dan prediksi penjualan di masa depan. Hal ini membantu salesman dan manajemen perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat dan akurat berbasis data.
    
3. Manajemen Sales Lead yang Tepat dan Efektif
   Ketepatan membaca peluang sangatlah penting bagi  perkembangan bisnis Anda. Dengan menggunakan Sales Force Automation (SFA) dapat membantu dalam melihat dan menelusuri prospek dari awal terjadinya transaksi penjualan hingga menutup penjualan agar tidak ada peluang yang terlewatkan serta peluang mana yang lebih menjanjikan. Sales Force Automation (SFA) juga dapat membantu mengotomatisasi prospek sales lead secara efektif yang tentunya sangat penting bagi proses penjualan di masa depan. 
    
4. Informasi Berbasis Data Penjualan yang Lebih Baik
   Dalam perkembangannya, perusahaan membutuhkan alat analisis yang akurat dan tepat untuk menganalisa dan memantau kinerja penjualan, mengidentifikasi tren, memahami preferensi/kecenderungan pelanggan, sehingga dapat memudahkan para stakeholder dalam mengambil keputusan yang berbasis data. Sales Force Automation (SFA) juga menyediakan data real time yang dapat digunakan para stakeholder dalam membuat keputusan strategis, memungkinkan manajer dalam menentukan strategi penjualan sesuai dengan permintaan pasar saat ini.
    
5. Efisiensi Koordinasi Antar Divisi
   Banyaknya divisi yang saling berkaitan dalam proses penjualan terkadang membuat koordinasi satu divisi dan lainnya terdapat kendala atau masalah yang dapat merugikan perusahaan. Sales Force Automation (SFA) dapat membantu koordinasi, kolaborasi dan komunikasi antar divisi tersebut. Antar divisi dapat berbagi informasi real time, membuat catatan penting dalam mencapai target yang ditetapkan manajemen perusahaan. Sales Force Automation (SFA) dapat terintegrasi dengan sistem lainnya seperti sistem inventory/warehouse, sistem finance, sistem manajemen hubungan pelanggan, dimana  adanya notifikasi kepada divisi warehouse dan finance jika terjadi transaksi penjualan dari sales, yang memungkinkan penjualan dan divisi lain saling terkait dan bekerja lebih efisien bersama-sama.
    
6. Kepuasan Pelanggan Meningkat
   Dengan optimalnya proses penjualan serta pelayanan yang lebih baik terhadap pelanggan, Sales Force Automation (SFA) dapat menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Dengan tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi memungkinkan pelanggan untuk repeat order (kembali melakukan transaksi penjualan) bahkan merekomendasikan bisnis Anda kepada orang lain. Ini tentunya sangat baik dalam perkembangan bisnis Anda, karena semakin banyak pelanggan, maka omzet penjualan juga akan meningkat.
    
7. Monitoring Kinerja Individu
   Banyaknya jumlah sales dalam perusahaan, terkadang membuat supervisor sulit untuk melakukan kontrol dan melakukan monitoring kerja masing-masing individu. Dengan menggunakan Sales Force Automation (SFA) memungkinkan perusahaan untuk memantau kerja masing-masing individu dalam tim sales. Hal ini dapat memberikan informasi bagi supervisor/manajer untuk memberikan reward dan punishment bagi salesman, memberikan feedback serta dukungan yang tepat kepada seluruh anggota tim. Sales Force Automation (SFA) digunakan untuk memberikan target penjualan, memantau aktivitas sales di lapangan dan mengevaluasi Key Performance Indicator (KPI) masing-masing sales.
    
8. Efisiensi Waktu Penyajian Laporan
   Dengan terkoordinasinya data antar divisi, data terkait penjualan yang real time, akan dapat memangkas banyak waktu yang dibutuhkan manajer untuk membuat laporan harian, bulanan bahkan tahunan. Sales Force Automation (SFA) juga menyediakan alat analisis yang kuat untuk memberikan laporan/report, meng-otomatisasi dokumen/quotation, yang dapat membantu manajemen perusahaan membuat keputusan berdasarkan data yang tepat dan akurat untuk masa depan bisnis mereka.

Image by aymane jdidi from Pixabay

Banyak sekali keuntungan yang didapatkan bagi perusahaan Anda jika menggunakan Sales Force Automation (SFA). Seperti tujuan utamanya, Sales Force Automation (SFA) digunakan untuk mengelola tugas dari divisi sales dan juga divisi lain yang berkaitan dengan proses penjualan. Dengan memanfaatkan Sales Force Automation (SFA), perusahaan Anda dapat memaksimalkan produktivitas tim penjualan dan mengoptimalkan proses penjualan secara menyeluruh.

Mari tingkatkan produktivitas sales! Anda dapat memantau dan melacak semua proses penjualan secara real time, cepat dan akurat, sehingga performa bisnis Anda akan semakin meningkat. Selain itu, meningkatkan relasi yang lebih personal yang mencakup seluruh hubungan pelanggan dengan bisnis, akan membantu meningkatkan loyalitas pelanggan. Tentu saja penggunaan software Sales Force Automation (SFA) yang tepat adalah kuncinya. CRM Field Service (CFS) by BTS.id adalah pilihan software terbaik bagi masa depan perusahaan Anda. 

Jadi tunggu apa lagi? Jika Anda ingin mengetahui lebih mendalam dan semua informasi mengenai Sales Force Automation (SFA) dan CRM Field Service (CFS) dapat anda dapatkan di BTS.id sebagai vendor IT terpercaya di Indonesia. Anda juga dapat berkonsultasi dengan kami untuk semua permasalahan dan kebutuhan software di perusahaan Anda. Segera hubungi kami BTS.id your business partner.

While it is true that more sales could bring you more profit, it can also bring inconvenience to your business.

You might be asking, how come? But imagine yourself being the captain of your sales team. The business is no small. Your company distributes their goods up to the remote areas of the country, with you leading a team of sales representative comprises more than 50 people. Under those conditions, it is inevitable that the more sales you got, the more works you will have to do every day.

Now, imagine doing those works manually. Such a nightmare, no?

In an era where technology plays an important role in making people’s life easier, digital solution is key to efficiency. Especially in running a business. When a client–a multinational company produces processed foods–contacted us some time ago, brought along problems similar to the one illustrated above, we knew instantly that technology is the ultimate answer.

After all, as quoted from Andrew Grove, CEO of Intel:

“In technology, whatever can be done will be done.”

But what kind of technology?

How we, BTS.id, Handled it…

Among many solutions that we could offer to our client to solve the said issue, we believed that no technology is better than ERP. It automates and integrates most processes needed in a business. It is also featured with easy access that can prune the-once-long-and-complicated procedures for getting and exchanging information. Not only that, ERP or Enterprise Resource Planning system is made up of modules each designed to serve different purposes of different aspects in a company. For sales, ERP has SFA or Sales Force Automation module that manages sales activities.

In other words, it has all the qualities our client sought in a software.

What is SFA, Then?

Basically, SFA or Sales Force Automation manages thus simplifies the complexities of sales process. Its key function is to manage and automate data, process, and sales activities with aim to allow the sales team to sell more products by giving them more time to sell. And more sales means more money.

Although being part of the same Marketing Automation family, SFA and CRM or Customer Relationship Management are not identical. While CRM is usually used by Customer Service department to boost sales through maintaining good relationship with customers, SFA is more like a tool for the Sales Team to generate more leads through efficient sales canvassing.

A Day with SFA Software

For our client, this is how their day-to-day operation would look like with the help of SFA software:

Morning:

Team captain plans team’s activity for that day. He would opened the application on his mobile phone, then scrolled through the list of salesperson-on-duty. The names were all there, so did the routes they had to take for that day, all saved in the database. Planning and distributing tasks and routes to a lot of people is such a hassle, you may think, but no, not for him. With just few clicks in the app, he managed to do all the works while sipping his first cup of coffee for the day.

Then, not long after Mr. Team Captain submitting his works, notifications popped up, this time in the team members’ app. Details such as routes, target of the day, customers’ name and preference were already on their fingertips. Without having to carry heavy bag full of papers inside, just one device that had it all, sales representatives can start their job selling products to potential customers in convenient manner.

Noon:

They opened the app on their device, checked the first destination then followed the maps. Once they arrived, they just need to check in and took picture of the place, then submit it to the system that will record their activities and forward it to the team captain. With this, team captain wouldn’t have to worry about his team missing even one opportunity as he can easily tracked team’s every movement with tracking feature.

The next step was just as easy. Everything needed by the reps to present the company’s products to the customers were all stored in the inventory module, ready to be drawn out anytime. Product info, real-time updated stock database, everything that allowed the salesperson to focus on the presentation more instead of wasting their time digging up the bag looking for the right documents.

Once the customers was convinced to buy the products, salesperson can also record their order on the app, as it was also featured with Sales and Return Order modules. Easy. Thanks to the app, they job finished faster and they can move to the next destination earlier.

Afternoon:

Upon completing their tasks for the day, sales team captain and members can also rely on the SFA application to do the most important phase of the job, which is checking how much closed sales the team had made that day, and whether or not the marketing strategy was executed properly.

Of course, with all the data and activities being recorded on the system, analyzing fruitage of the strategy was just another piece of cake.

Benefit

While implementing a software application will cost you extra, through above illustration we can see that it can improve your team’s efficiency by a lot. Our client had realized the importance, therefore asked us to build an app to support their sales team.

And guess what, just like our client had benefited from Sales Force Automation, you can too.

Interested in developing SFA software for your business? Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726

Email : info@bts.id

Dalam persaingan bisnis yang sangat kompetitif, sales adalah salah satu bagian terpenting bagi perusahaan. Sales dapat diartikan sebagai proses transaksi penjualan produk perusahaan kepada customer dengan tujuan meningkatkan pendapatan dan laba perusahaan. Sedangkan, individu yang melakukan penjualan ini disebut salesman atau sales person. Biasanya, sales person melakukan beberapa aktivitas agar deals dapat terjadi, seperti melakukan pendekatan kepada customer, mempresentasikan produk, negosiasi harga, hingga customer setuju melakukan pembelian. Hal inilah yang membuat sales sangat penting bagi perusahaan karena kontribusi mereka dapat menjadi tolak ukur pendapatan perusahaan dan menentukan pertumbuhan perusahaan.

Permasalahan Sales yang Menyebabkan Pertumbuhan Bisnis Menurun

Dalam perjalanannya, tugas seorang sales person atau divisi sales tidak semudah yang dilihat. Banyak sekali masalah atau kendala yang dialami dalam proses penjualan, baik masalah secara personal atau profesional. Beberapa masalah yang bersifat personal biasanya kurangnya rasa percaya diri, kurang cakap dalam berkomunikasi, memiliki perasaan takut ditolak oleh pembeli, kesulitan dalam membangun hubungan yang baik dengan pelanggan, dan penampilan sales person yang terkadang kurang meyakinkan.

Sementara beberapa masalah-masalah umum bersifat profesional yang sering terjadi pada sales person dalam proses transaksi penjualannya adalah:

1. Kurang Memahami Produk

Sales person yang kurang memiliki pemahaman produk secara menyeluruh sudah bisa dipastikan akan terkendala dalam melakukan penjualan. Jika mereka kurang memahami produk, maka mereka akan kesulitan memberikan informasi yang baik terkait jenis produk, keunggulan produk, manfaat produk, ketersediaan stok produk, dan produk apa saja yang dibutuhkan oleh  customer. Sales person juga akan sulit menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan customer. Karena dalam penjualan, sales person tidak hanya melakukan transaksi saja melainkan, mereka harus mampu meyakinkan customer bahwa produk mereka adalah yang terbaik dan dibutuhkan oleh customer.

1. Kurang Memahami Target Market

Menentukan target market wajib dilakukan oleh sales person. Banyak sales person yang membuang-buang waktu dan tidak mencapai target penjualan karena mereka tidak mengetahui secara pasti mana target market yang potensial dan mana yang tidak. Kesalahan dalam memilih dan mengelola target market akan sangat berdampak dalam performa penjualan. Oleh karena itulah, memahami dan memetakan target market sangat penting dilakukan, karena dapat  mendiskualifikasi target market yang kurang potensial, dan lebih fokus pada target market yang benar.

1. Kurang Memahami Strategi Penjualan dan Menetapkan Skala Prioritas

Tidak hanya wajib memahami target market, sales person juga diharuskan memahami strategi penjualan dan mampu menetapkan skala prioritas. Pemahaman dan penggunaan strategi penjualan yang kurang tepat akan membuat sales person kehilangan peluang. Selain itu, manajemen waktu yang buruk serta ketidakmampuan dalam menetapkan skala prioritas akan berpengaruh pada pencapaian target penjualan. 

1. Terlalu Banyak Melakukan Tugas-Tugas Administratif

Dalam proses penjualan, sales person juga harus melakukan tugas-tugas repetitif yang bersifat administratif, seperti mencatat data customer, data transaksi,  dokumen-dokumen penjualan lainnya hingga laporan penjualan. Tugas administratif yang dilakukan secara manual tersebut tentunya cukup menyita waktu bagi sales person. Tidak hanya itu, tugas tersebut juga sering diabaikan karena sales person fokus pada target penjualan saja. 

1. Kurangnya Evaluasi

Banyak sekali sales person yang hanya memfokuskan pada target penjualan namun tidak melakukan evaluasi atas apa yang telah dikerjakan. Padahal evaluasi kinerja ini sangat diperlukan untuk mengetahui sejauh mana strategi penjualan yang diterapkan berhasil, analisis penjualan produk, dan relasi dengan customer. Evaluasi dilakukan untuk meninjau kembali skill dan kompetensi sales person agar lebih baik di masa depan.

Fitur-Fitur dalam Sales Force Automation (SFA) 

Permasalahan sales yang dijabarkan diatas, tentunya dapat berpengaruh pada pertumbuhan bisnis hingga mengalami penurunan atau bahkan kerugian. Hal ini dapat dihindari dengan penggunaan Sales Force Automation (SFA), yang hadir sebagai solusi untuk efisiensi dan meningkatkan produktivitas sales di perusahaan Anda. Sebagai sebuah software yang dirancang untuk sales management process, Sales Force Automation (SFA) tentunya memiliki beberapa fitur yang efektif dan mudah digunakan. Fitur-fitur tersebut dapat digunakan untuk membantu dan memudahkan tugas-tugas sales person dalam melakukan penjualan. Berikut fitur-fitur yang wajib ada pada Sales Force Automation:

1. Manajemen Kontak dan Informasi Pelanggan

Sales Force Automation dapat membantu dalam menyimpan dan memperbaharui data yang terkait dengan informasi data customer, riwayat transaksi, bahkan dapat mengelompokkan data customer berdasarkan segmen pasar, letak geografis, preferensi produk, dan waktu penjualan. Fitur ini tentunya mempermudah kinerja sales person, karena mereka tidak harus melakukan pencatatan data secara manual melainkan sudah terdata secara otomatis dalam sebuah aplikasi. Ini juga memudahkan sales person untuk mengetahui customer mereka dan menjalin relasi berkelanjutan.

1. Manajemen Produk

Bagi perusahaan berskala besar, mengelola consumer goods akan menjadi permasalahan tersendiri bagi tim sales dan tim warehouse. Apalagi terdapat puluhan hingga ratusan produk yang memiliki ketersediaan stok yang tidak sedikit. Dengan adanya fitur manajemen produk, tim sales dapat dengan mudah mengetahui jenis, manfaat hingga stok produk yang mereka jual. Sales person juga dapat dengan mudah menjawab pertanyaan customer terkait dengan produk serta mengetahui produk apa saja yang dibutuhkan oleh customer.

1. Manajemen Aktivitas Penjualan

Melalui fitur ini, dapat membantu tim sales dalam memvisualisasikan sales pipeline seperti menerima order, membuat dokumen transaksi, pengiriman hingga retur penjualan secara otomatis dan terintegrasi. Sales Force Automation membantu proses sales berjalan dengan baik, sehingga memudahkan dalam melacak seluruh data penjualan dan melihat dari berbagai sudut pandang proses penjualan.

1. Manajemen Tim

Semakin banyak transaksi penjualan setiap harinya, maka komunikasi dan koordinasi antar tim atau divisi harus terjalin dengan baik. Sales Force Automation tidak hanya membantu dalam manajemen aktivitas penjualan tim sales, melainkan juga dapat mengotomatisasi seluruh proses transaksi dan dapat diakses oleh seluruh divisi terkait, seperti divisi warehouse, divisi finance, dan divisi logistik yang bertanggung jawab atas pengiriman. Semua data transaksi mulai dari penjualan hingga pengiriman produk ke customer serta data komunikasi antar divisi dapat tersimpan dan terlacak di satu aplikasi saja.

1. Analisa dan Laporan Penjualan

Sebelum menggunakan Sales Force Automation, membuat laporan penjualan secara manual adalah proses yang cukup menyita waktu karena banyaknya transaksi yang terjadi. Dengan Sales Force Automation, data-data tersebut akan dilaporkan secara otomatis dan real time. Karena fitur report yang ada pada Sales Force Automation dapat menyajikan data dan analisa penjualan, mengidentifikasi tren pasar, serta menyajikan laporan penjualan secara cepat dan tepat, berbasis data real time dan ter up to date.

Photo by PhotoMIX Company

Jika dilihat dari penjelasan di atas, tentu saja penggunaan Sales Force Automation (SFA) akan berdampak pada pertumbuhan bisnis dan meningkatkan penjualan di perusahaan Anda. Mengutip dari Harvard Business Review, bahwa menggunakan automation tools, seperti Sales Force Automation dalam penjualan mampu meningkatkan 90% produktivitas tim sales dan 85% meningkatkan kolaborasi antar tim yang terlibat. 

Perusahaan yang telah mengimplementasikan Sales Force Automation (SFA) maka akan mengotomatisasi sebagian besar proses penjualan. Sehingga dapat lebih menghemat banyak waktu tim sales dalam mengerjakan tugas yang bersifat administratif. Informasi jenis dan ketersediaan produk lebih akurat, sales bisa lebih fokus dalam melakukan penjualan, dan fokus kepada customer relation management sehingga bisa meningkatkan penjualan dan target yang ditetapkan juga bisa lebih mudah dicapai.

Sales Force Automation (SFA) yang mengotomatisasi proses penjualan, dapat terkoneksi dan terintegrasi dengan sistem divisi lain seperti warehouse, logistik, sales dan finance. Informasi dan data yang dihasilkan menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat. Manajer dan pihak manajemen perusahaan bisa mengakses data kapan saja dan dimana saja hanya dengan menggunakan smartphone tanpa harus mengecek data-data manual.

Dalam hal report atau laporan, mengimplementasikan Sales Force Automation (SFA) pada perusahaan, sudah pasti pelaporan akan jauh lebih cepat, berbasis data real time. Penjualan dapat di tracking, sehingga memudahkan manajer untuk menganalisa dan mengevaluasi kinerja tim sales serta tim lain yang terkait penjualan.

Setelah mengetahui manfaat dan peran penting Sales Force Automation (SFA) bagi pertumbuhan bisnis, maka sudah waktunya Anda memanfaatkan aplikasi ini dan mengimplementasikannya di perusahaan Anda. Untuk itu, Anda wajib berkolaborasi dengan vendor IT yang tepat dan berpengalaman seperti BTS.id. Sebagai perusahaan IT yang sudah sangat berpengalaman, BTS.id menawarkan aplikasi yang tepat bagi perkembangan bisnis Anda, yakni CRM Field Service (CFS). Jika Anda ingin mengetahui lebih mendalam terkait Sales Force Automation (SFA) dan CRM Field Service (CFS) kami selalu siap untuk memberikan informasi dan memberikan saran terbaik bagi pertumbuhan bisnis Anda. Segera hubungi kami BTS.id your business partner.

Apa Itu Sales Force Automation (SFA)?

Sales Force Automation (SFA) adalah software yang dirancang untuk sales management process, yang mana membantu sales untuk mengelola dan mengotomatisasi proses penjualan. Dalam melakukan penjualan, sales seringkali fokus pada pekerjaan yang berulang dan administratif. Proses administrasi tersebut tidak jarang menyita waktu yang cukup banyak. Seperti dalam sebuah penelitian yang dilakukan oleh BusinessWire, menyebutkan bahwa salesman benar-benar melakukan tugas selling hanya 37%, sedangkan 63% mereka mengerjakan tugas yang bersifat administratif atau tugas lainnya. Hal ini tentunya membuat kinerja sales kurang efisien dan kurang optimal sehingga berdampak pada pencapaian target penjualan dari perusahaan.

Pemanfaatan teknologi dalam bisnis, utamanya penggunaan Sales Force Automation (SFA) dapat membantu mempercepat progres dalam bisnis Anda. Sales Force Automation (SFA) sendiri merupakan software yang cukup populer di dunia bisnis. Banyak sekali perusahaan yang menggunakan Sales Force Automation (SFA) dalam menjalankan bisnis mereka. Ini tidak lepas dari tujuan dirancangnya Sales Force Automation (SFA) yakni untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, efektivitas tim penjualan, membantu tugas-tugas tertentu agar transaksi penjualan pada perusahaan menjadi lebih sederhana, mudah dan cepat.

Sales Force Automation (SFA), sebagai tools yang berfokus pada operasional penjualan, membantu salesman dalam melakukan proses transaksi produk perusahaan kepada pelanggan. Tentu saja dalam sebuah transaksi penjualan, terdapat banyak data selama proses itu terjadi. Seperti jenis produk, jumlah produk, harga produk, data pelanggan, hingga dokumen-dokumen yang bersifat administratif. Dalam hal ini, Sales Force Automation (SFA) dapat membantu transaksi penjualan mulai dari ordering - delivering - hingga pembayaran secara aktual, efisien dan real time.

Tidak hanya membantu sales dalam melakukan transaksi dengan pelanggan, Sales Force Automation (SFA) juga dapat membantu mengelola dan mengotomatisasi proses penjualan dalam bisnis Anda secara keseluruhan seperti analisa data pelanggan, analisa kepuasan pelanggan terhadap perusahaan, mencatat data kontak pelanggan, report automation, sales performance management, dan lainnya. Sales Force Automation (SFA) merupakan alat yang sangat penting dalam kelangsungan bisnis perusahaan, melalui penggunaan Sales Force Automation (SFA) semua data digital transaksi penjualan, laporan data pelanggan, laporan penjualan, jadwal kunjungan ke pelanggan, data produk yg tersedia di perusahaan dapat diakses secara real time, kapan saja dan dimana saja bahkan hanya dengan menggunakan smartphone.

Penggunaan Sales Force Automation (SFA) dapat memangkas banyak waktu, tenaga juga biaya sehingga bisnis Anda akan menjadi lebih efisien dan lebih mudah untuk mengontrol secara digital. Penjualan akan lebih efektif, produktivitas tim sales akan meningkat, dan kualitas layanan perusahaan terhadap pelanggan akan tetap terjaga, sehingga perusahaan selalu bisa memenuhi harapan para pelanggan dengan lebih baik. 

Lantas apa saja keuntungan jika perusahaan Anda menggunakan Sales Force Automation (SFA)? 

Seperti yang sudah dijelaskan diatas bahwa Sales Force Automation (SFA) sebagai software yang dirancang khusus untuk mengelola dan mengotomatisasi proses penjualan. Berikut terdapat beberapa keuntungan bagi perkembangan bisnis Anda jika menggunakan Sales Force Automation (SFA) : 

1. Efisiensi Operasional lebih Meningkat
   Sesuai dengan tujuan dari dirancangnya Sales Force Automation (SFA), yakni meningkatkan efisiensi operasional perusahaan, khususnya tim sales. Sales Force Automation (SFA) mengambil alih tugas-tugas administratif yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti mencatat data penjualan, mengelola data pelanggan, informasi kontak pelanggan, jadwal kunjungan, data kepuasan pelanggan dan semua data yang berkaitan dengan pelanggan dapat disimpan, diakses dan dilacak dengan real time dan mudah.
    
2. Meningkatkan Produktivitas Salesman
   Dengan Sales Force Automation (SFA), salesman dapat mengakses informasi penting seperti jadwal pertemuan dengan pelanggan, catatan komunikasi, riwayat transaksi, informasi kontak pelanggan secara cepat dan tepat, dengan tujuan memberi pelayanan yang lebih personal, menjalin relasi yang lebih baik dan efektif dengan pelanggan. Selain itu, Sales Force Automation (SFA) dapat melacak dan memantau kinerja dan aktivitas salesman secara akurat, mencatat kunjungan serta feedback dari pelanggan. Sales Force Automation (SFA) menyediakan alat analisis yang kuat untuk melacak kinerja penjualan, tren penjualan, dan prediksi penjualan di masa depan. Hal ini membantu salesman dan manajemen perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat dan akurat berbasis data.
    
3. Manajemen Sales Lead yang Tepat dan Efektif
   Ketepatan membaca peluang sangatlah penting bagi  perkembangan bisnis Anda. Dengan menggunakan Sales Force Automation (SFA) dapat membantu dalam melihat dan menelusuri prospek dari awal terjadinya transaksi penjualan hingga menutup penjualan agar tidak ada peluang yang terlewatkan serta peluang mana yang lebih menjanjikan. Sales Force Automation (SFA) juga dapat membantu mengotomatisasi prospek sales lead secara efektif yang tentunya sangat penting bagi proses penjualan di masa depan. 
    
4. Informasi Berbasis Data Penjualan yang Lebih Baik
   Dalam perkembangannya, perusahaan membutuhkan alat analisis yang akurat dan tepat untuk menganalisa dan memantau kinerja penjualan, mengidentifikasi tren, memahami preferensi/kecenderungan pelanggan, sehingga dapat memudahkan para stakeholder dalam mengambil keputusan yang berbasis data. Sales Force Automation (SFA) juga menyediakan data real time yang dapat digunakan para stakeholder dalam membuat keputusan strategis, memungkinkan manajer dalam menentukan strategi penjualan sesuai dengan permintaan pasar saat ini.
    
5. Efisiensi Koordinasi Antar Divisi
   Banyaknya divisi yang saling berkaitan dalam proses penjualan terkadang membuat koordinasi satu divisi dan lainnya terdapat kendala atau masalah yang dapat merugikan perusahaan. Sales Force Automation (SFA) dapat membantu koordinasi, kolaborasi dan komunikasi antar divisi tersebut. Antar divisi dapat berbagi informasi real time, membuat catatan penting dalam mencapai target yang ditetapkan manajemen perusahaan. Sales Force Automation (SFA) dapat terintegrasi dengan sistem lainnya seperti sistem inventory/warehouse, sistem finance, sistem manajemen hubungan pelanggan, dimana  adanya notifikasi kepada divisi warehouse dan finance jika terjadi transaksi penjualan dari sales, yang memungkinkan penjualan dan divisi lain saling terkait dan bekerja lebih efisien bersama-sama.
    
6. Kepuasan Pelanggan Meningkat
   Dengan optimalnya proses penjualan serta pelayanan yang lebih baik terhadap pelanggan, Sales Force Automation (SFA) dapat menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Dengan tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi memungkinkan pelanggan untuk repeat order (kembali melakukan transaksi penjualan) bahkan merekomendasikan bisnis Anda kepada orang lain. Ini tentunya sangat baik dalam perkembangan bisnis Anda, karena semakin banyak pelanggan, maka omzet penjualan juga akan meningkat.
    
7. Monitoring Kinerja Individu
   Banyaknya jumlah sales dalam perusahaan, terkadang membuat supervisor sulit untuk melakukan kontrol dan melakukan monitoring kerja masing-masing individu. Dengan menggunakan Sales Force Automation (SFA) memungkinkan perusahaan untuk memantau kerja masing-masing individu dalam tim sales. Hal ini dapat memberikan informasi bagi supervisor/manajer untuk memberikan reward dan punishment bagi salesman, memberikan feedback serta dukungan yang tepat kepada seluruh anggota tim. Sales Force Automation (SFA) digunakan untuk memberikan target penjualan, memantau aktivitas sales di lapangan dan mengevaluasi Key Performance Indicator (KPI) masing-masing sales.
    
8. Efisiensi Waktu Penyajian Laporan
   Dengan terkoordinasinya data antar divisi, data terkait penjualan yang real time, akan dapat memangkas banyak waktu yang dibutuhkan manajer untuk membuat laporan harian, bulanan bahkan tahunan. Sales Force Automation (SFA) juga menyediakan alat analisis yang kuat untuk memberikan laporan/report, meng-otomatisasi dokumen/quotation, yang dapat membantu manajemen perusahaan membuat keputusan berdasarkan data yang tepat dan akurat untuk masa depan bisnis mereka.

Image by aymane jdidi from Pixabay

Banyak sekali keuntungan yang didapatkan bagi perusahaan Anda jika menggunakan Sales Force Automation (SFA). Seperti tujuan utamanya, Sales Force Automation (SFA) digunakan untuk mengelola tugas dari divisi sales dan juga divisi lain yang berkaitan dengan proses penjualan. Dengan memanfaatkan Sales Force Automation (SFA), perusahaan Anda dapat memaksimalkan produktivitas tim penjualan dan mengoptimalkan proses penjualan secara menyeluruh.

Mari tingkatkan produktivitas sales! Anda dapat memantau dan melacak semua proses penjualan secara real time, cepat dan akurat, sehingga performa bisnis Anda akan semakin meningkat. Selain itu, meningkatkan relasi yang lebih personal yang mencakup seluruh hubungan pelanggan dengan bisnis, akan membantu meningkatkan loyalitas pelanggan. Tentu saja penggunaan software Sales Force Automation (SFA) yang tepat adalah kuncinya. CRM Field Service (CFS) by BTS.id adalah pilihan software terbaik bagi masa depan perusahaan Anda. 

Jadi tunggu apa lagi? Jika Anda ingin mengetahui lebih mendalam dan semua informasi mengenai Sales Force Automation (SFA) dan CRM Field Service (CFS) dapat anda dapatkan di BTS.id sebagai vendor IT terpercaya di Indonesia. Anda juga dapat berkonsultasi dengan kami untuk semua permasalahan dan kebutuhan software di perusahaan Anda. Segera hubungi kami BTS.id your business partner.

While it is true that more sales could bring you more profit, it can also bring inconvenience to your business.

You might be asking, how come? But imagine yourself being the captain of your sales team. The business is no small. Your company distributes their goods up to the remote areas of the country, with you leading a team of sales representative comprises more than 50 people. Under those conditions, it is inevitable that the more sales you got, the more works you will have to do every day.

Now, imagine doing those works manually. Such a nightmare, no?

In an era where technology plays an important role in making people’s life easier, digital solution is key to efficiency. Especially in running a business. When a client–a multinational company produces processed foods–contacted us some time ago, brought along problems similar to the one illustrated above, we knew instantly that technology is the ultimate answer.

After all, as quoted from Andrew Grove, CEO of Intel:

“In technology, whatever can be done will be done.”

But what kind of technology?

How we, BTS.id, Handled it…

Among many solutions that we could offer to our client to solve the said issue, we believed that no technology is better than ERP. It automates and integrates most processes needed in a business. It is also featured with easy access that can prune the-once-long-and-complicated procedures for getting and exchanging information. Not only that, ERP or Enterprise Resource Planning system is made up of modules each designed to serve different purposes of different aspects in a company. For sales, ERP has SFA or Sales Force Automation module that manages sales activities.

In other words, it has all the qualities our client sought in a software.

What is SFA, Then?

Basically, SFA or Sales Force Automation manages thus simplifies the complexities of sales process. Its key function is to manage and automate data, process, and sales activities with aim to allow the sales team to sell more products by giving them more time to sell. And more sales means more money.

Although being part of the same Marketing Automation family, SFA and CRM or Customer Relationship Management are not identical. While CRM is usually used by Customer Service department to boost sales through maintaining good relationship with customers, SFA is more like a tool for the Sales Team to generate more leads through efficient sales canvassing.

A Day with SFA Software

For our client, this is how their day-to-day operation would look like with the help of SFA software:

Morning:

Team captain plans team’s activity for that day. He would opened the application on his mobile phone, then scrolled through the list of salesperson-on-duty. The names were all there, so did the routes they had to take for that day, all saved in the database. Planning and distributing tasks and routes to a lot of people is such a hassle, you may think, but no, not for him. With just few clicks in the app, he managed to do all the works while sipping his first cup of coffee for the day.

Then, not long after Mr. Team Captain submitting his works, notifications popped up, this time in the team members’ app. Details such as routes, target of the day, customers’ name and preference were already on their fingertips. Without having to carry heavy bag full of papers inside, just one device that had it all, sales representatives can start their job selling products to potential customers in convenient manner.

Noon:

They opened the app on their device, checked the first destination then followed the maps. Once they arrived, they just need to check in and took picture of the place, then submit it to the system that will record their activities and forward it to the team captain. With this, team captain wouldn’t have to worry about his team missing even one opportunity as he can easily tracked team’s every movement with tracking feature.

The next step was just as easy. Everything needed by the reps to present the company’s products to the customers were all stored in the inventory module, ready to be drawn out anytime. Product info, real-time updated stock database, everything that allowed the salesperson to focus on the presentation more instead of wasting their time digging up the bag looking for the right documents.

Once the customers was convinced to buy the products, salesperson can also record their order on the app, as it was also featured with Sales and Return Order modules. Easy. Thanks to the app, they job finished faster and they can move to the next destination earlier.

Afternoon:

Upon completing their tasks for the day, sales team captain and members can also rely on the SFA application to do the most important phase of the job, which is checking how much closed sales the team had made that day, and whether or not the marketing strategy was executed properly.

Of course, with all the data and activities being recorded on the system, analyzing fruitage of the strategy was just another piece of cake.

Benefit

While implementing a software application will cost you extra, through above illustration we can see that it can improve your team’s efficiency by a lot. Our client had realized the importance, therefore asked us to build an app to support their sales team.

And guess what, just like our client had benefited from Sales Force Automation, you can too.

Interested in developing SFA software for your business? Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726

Email : info@bts.id