Sebagian orang mungkin belum mengenal, apa itu Odoo? Secara sederhana, Odoo adalah rangkaian aplikasi bisnis open source dengan berbagai fungsi manajemen seperti CRM (Customer Relationship Management), e-commerce, akuntansi, tagihan, manajemen inventori, manajemen gudang, manajemen keuangan, sales dan pembelian, manufaktur, hingga manajemen proyek. Dalam menjalankan semua fungsi tersebut, Odoo menerapkan sistem ERP atau Enterprise Resource Planning yang mengelola berbagai elemen bisnis secara terintegrasi melalui satu aplikasi.

Baca juga: Software ERP untuk Solusi Bisnis di Masa Depan.

Sesuai dengan visi perusahaan mereka untuk menciptakan aplikasi bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan yang rumit tanpa keruwetan, Odoo menawarkan efisiensi dan fleksibilitas melalui modul-modul yang dapat dirakit dan diimplementasi secara bertahap sesuai kebutuhan dan tantangan yang dihadapi perusahaan.

Karena bentuknya yang modular, perusahaan bisa memulai dengan beberapa modul utama. Modul-modul baru bisa ditambahkan dengan mudah di kemudian hari, sehingga aplikasi ini bisa dipasang menyesuaikan budget yang tersedia dan mengikuti perkembangan perusahaan. Odoo menawarkan solusi bisnis dalam dua versi: Odoo Community, yang bisa diakses secara gratis; dan Odoo Enterprise.

Odoo Community

Kekuatan Odoo ada pada keunikan produk akhir yang dihasilkan dari gabungan modul-modul yang tersedia. Ada sekitar 30 modul utama yang diperbarui secara berkala oleh in-house developers, dan 16.000 lebih modul yang dikembangkan oleh 2000 developer anggota komunitas.

Karena hal ini, fungsi yang ditawarkan Odoo terus berkembang dan membuat Odoo menjadi software aplikasi bisnis yang paling banyak di-install saat ini. Tidak diperlukan biaya lisensi untuk Odoo Community, yang berarti source code untuk modul-modul di versi ini bisa diakses dan di-install di hardware mana pun secara gratis. Perusahaan mungkin membutuhkan bantuan IT company terkemuka di Indonesia untuk memasang dan mengkustomisasi aplikasi ini untuk kepentingan perusahaan Anda.

Odoo Enterprise

Modul-modul pada Odoo Enterprise memiliki fitur yang lebih canggih dibanding modul serupa pada versi Community. Source code bisa diakses dengan membayar lisensi secara berkala.

Jika perusahaan Anda membutuhkan fitur-fitur ekstra seperti mobile version untuk kemudahan akses, full accounting support, atau e-commerce yang terkoneksi dengan perusahaan penyedia layanan shipping, Anda mungkin bisa mempertimbangkan untuk mengadaptasi versi berbayar dari Odoo ini.

Modul Odoo

Beberapa modul yang tersedia di Odoo menurut masing-masing kategori:

Odoo Partner Indonesia

Odoo memiliki Head-Quarter yang berlokasi di Belgia. Mereka telah mengembangkan sayap dengan membuka kantor perwakilan yang tersebar di berbagai belahan dunia, yaitu Luxemburg, Dubai, Gujarat, Hongkong, New York, dan San Fransisco. Di Indonesia sendiri, Odoo memiliki partner-partner dan company IT terpercaya yang bisa membantu Anda mengembangkan aplikasi ERP ini untuk perusahaan Anda.

Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726

Email : info@bts.id

Software ERP atau Enterprise Resource Planning sudah banyak dikenal karena manfaatnya meningkatkan efisiensi perusahaan dari berbagai bidang bisnis. Tak terkecuali bisnis konstruksi. Dengan banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan secara bersamaan, bisnis konstruksi membutuhkan suatu sistem yang terintegrasi penuh untuk mempermudah perusahaan dalam menjalankan operasional.

Lebih dari sekedar perangkat untuk membantu perusahaan menjalankan aktivitas operasional harian, software kontraktor dengan sistem ERP bisa membantu Anda menjalankan semua aspek operasional bisnis. Mulai dari manajemen proyek hingga manajemen tenaga kerja; juga manajemen material dan manajemen keuangan.

Beberapa keuntungan software ERP untuk bisnis konstruksi, antara lain:

Data Direkam Secara Lebih Efektif dan Akurat Dengan Menggunakan Software Kontraktor

Bukan rahasia lagi bahwa bisnis konstruksi berurusan dengan banyak data. Sifat pekerjaan yang membutuhkan tingkat akurasi tinggi, ditambah dengan lokasi proyek yang berjauhan dengan kantor pusat, menuntut data dikelola secara cermat dan detail. Ketidaksesuaian data pada proyek konstruksi bisa mengakibatkan kegagalan yang berujung pada kerugian, yang akhirnya memberi dampak buruk bagi reputasi perusahaan.

Dengan bantuan software ERP, data dapat dikelola secara akurat dan terorganisir. Sistem yang berjalan secara otomatis dan terpusat akan mempermudah pertukaran informasi antar divisi tanpa perlu memindahkan data secara fisik, sehingga menghemat banyak waktu dan biaya. Data juga bisa dengan mudah dicari jika sewaktu-waktu dibutuhkan, dan perkembangan yang terjadi di lapangan bisa langsung terupdate sehingga proyek bisa dipantau secara real-time.

Membantu Analisis dan Perencanaan

Sebuah proyek konstruksi membutuhkan analisis dan perencanaan yang tepat. Selain reputasi dan rekam jejak perusahaan, detail perencanaan proyek dan budget yang diajukan juga menjadi pertimbangan klien saat memilih vendor. Perencanaan yang matang biasanya berawal dari data dan analisis, dan di sinilah software ERP mengambil peran. Analisis kemungkinan dari segala sisi dan dari proyek yang dilakukan sebelumnya, dapat menjadi dasar bagi Construction Manager dalam merencanakan detail proyek seperti alokasi bahan baku, pengaturan tenaga kerja, hingga pengaturan jadwal.

Sistem ERP yang mengupdate data secara real-time memungkinkan kontraktor membuat rancangan proyek berdasarkan data terbaru di lapangan. Hasil analisis inilah yang nantinya bisa digunakan Construction Manager, Project Manager, bahkan Site Manager untuk mengambil keputusan-keputusan terkait proyek yang sedang dikerjakan.

Selain itu, software ERP juga bisa mempermudah analisis dan perencanaan finansial. Semua pemasukan dan pengeluaran selama proyek berlangsung bisa diprediksi dengan apik, sehingga meminimalisir pengeluaran tak penting yang dapat melambungkan budget pengerjaan proyek.

Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Proyek

Setelah perencanaan, tantangan selanjutnya dari sebuah proyek adalah pengelolaan. Jalur kordinasi yang mencakup pendelegasian tugas dan pelaporan dapat dipermudah dengan bantuan software ERP. Project manager bisa mengatur jalannya proyek dan berkomunikasi dengan berbagai divisi terkait melalui dashboard.

Fitur-fitur pendamping seperti reporting, time tracking, dan statistic tools juga dapat menyederhanakan tugas Project Manager dalam mengalokasi sumber daya yang efisien untuk suatu proyek.

Mempermudah Laporan Keuangan Dengan Modul Akuntansi

Sistem yang modular memungkinkan software ERP kontraktor untuk menjalankan fungsi akuntansi. Proyek konstruksi dan pengaturan finansial bak dua hal yang tak terpisahkan. Gaji karyawan, biaya membeli bahan baku, hingga perencanaan budget untuk klien. Seringnya, menang kalahnya suatu perusahaan dalam tender ditentukan oleh budget proyek yang diajukan. Semakin efisien budget, semakin baik.

Fungsi akuntansi dalam software ERP, dalam hal ini, dapat membantu kontraktor untuk menyusun budget dengan cepat dan efisien sehingga selisih dan penyimpangan budget dengan real cost bisa diperkecil. Nantinya, project manager juga bisa memantau pengeluaran selama proyek dengan mudah melalui mobile device tanpa perlu hadir di lapangan.

Fitur yang tak kalah penting adalah invoicing. Dengan software ERP, invoice untuk supplier bahan baku dan klien dapat dibuat dan ditagihkan dengan cepat dan otomatis sehingga keterlambatan penagihan dan pembayaran yang akan berpengaruh pada penggajian karyawan dapat dihindari.

Komunikasi yang Lebih Efektif

Banyaknya orang yang terlibat dari mulai klien, supplier, pegawai administrasi perusahaan, hingga tenaga kerja on-site purna waktu membuat jalur komunikasi dalam sebuah proyek terasa rumit dan membingungkan. Ditambah lagi jika perusahaan harus meng-handle lebih dari satu proyek dan klien di waktu bersamaan, kemungkinan miskomunikasi dan lambatnya informasi masuk semakin besar dan beresiko menghambat jalannya proyek.

Dengan sistem ERP yang terintegrasi dengan semua modul, jalur komunikasi dapat diatur sesuai kepentingan, topik, dan kelompok partisipan. Userdapat berdiskusi secara grup maupun pribadi, sekaligus memantau percakapan yang terjadi di semua channel melalui newsfeed.

—

Teknologi pada dasarnya hadir untuk mempermudah pekerjaan manusia. Hal inilah yang semestinya dimanfaatkan pelaku bisnis konstruksi untuk memaksimalkan keuntungan.

Di bisnis konstruksi yang menuntut perhitungan dan kecermatan ekstra, kesalahan sekecil apa pun bisa berujung pada kerugian, sehingga penting bagi perusahaan untuk menerapkan suatu sistem yang bisa mengeliminasi kesalahan dan human error yang biasanya muncul pada pengerjaan secara manual. Menerapkan suatu sistem terutama yang lengkap seperti software ERP memang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, tapi keuntungan jangka panjang yang dirasakan perusahaan pun akan sepadan.

Bagaimanapun, teknologi yang baik adalah yang paling menjawab kebutuhan. Karena itulah, sebelum menerapkannya pada perusahaan, pemilik bisnis sebaiknya berkonsultasi pada vendor penyedia jasa layanan IT mengenai sistem yang tepat untuk masalah dan kebutuhan yang sedang dihadapi perusahaan.

Untuk konsultasi mengenai solusi bisnis terbaik bagi bisnis Anda,

Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id

Apa itu ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi yang digunakan dalam operasional perusahaan dan manajemen perusahaan untuk mengelola dan meng-otomasi seluruh bagian utama dari bisnis mereka, seperti produksi, distribusi, penjualan, logistik, akuntansi, keuangan, sumber daya manusia, dan lainnya. ERP dirancang sebagai satu software yang dapat mengintegrasikan dan mengoptimalkan operasional perusahaan agar lebih efektif dan efisien.

Seiring dengan berkembangnya teknologi, persaingan bisnis yang semakin ketat membuat perusahaan dituntut untuk adaptif terhadap perubahan. Untuk mengoptimalkan operasional serta meningkatkan efisiensi pada perusahaan sebaiknya menerapkan sistem ERP. ERP sebagai software manajemen digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengelola proses bisnis mereka secara terintegrasi dan memiliki multi modul. Modul tersebut dirancang agar mampu melayani dan juga mendukung berbagai macam fungsi di dalam perusahaan sehingga lebih efisien dan mampu memberikan pelayanan lebih baik bagi konsumen.

Beberapa modul ERP yang umum antara lain:

1. Warehouse/Inventory Management (Manajemen Gudang)
2. Human Resources Management (SDM)
3. CRM (Customer Relationship Management)
4. Finance & Accounting Management
5. SCM (Supply Chain Management)
6. Sales and Marketing Automation
7. Purchasing Management
8. Engineering Production Management

Image Tumisu from Pixabay

Seberapa Penting Sistem ERP Bagi Operasional Perusahaan Anda?

Perlu diketahui, bahwa tidak semua perusahaan cocok menggunakan sistem ERP. Perusahaan yang ingin menerapkan sistem ERP dengan sukses perlu untuk menyesuaikan proses bisnis mereka supaya cocok dengan sistem ERP, atau menyesuaikan keduanya, sistem ERP dan proses bisnisnya sekaligus. Dalam proses penerapan sistem ERP untuk membuatnya cocok secara menyeluruh bisa sangat kompleks dan terkadang bisa juga mengalami kegagalan, yang berakibat kerugian bagi perusahaan.

Untuk itu sangat diperlukan memilih vendor yang sudah jelas memiliki kredibilitas, profesional, berpengalaman, dan terpercaya dalam pembuatan sistem ERP. Salah satunya adalah BTS.id (Bridge Technology Service), sebagai perusahaan IT terbaik yang ada di Indonesia. BTS.id (Bridge Technology Service) menyediakan sistem ERP terbaik untuk mengelola operasional perusahaan anda.

Salah satu aplikasi ERP terbaik BTS.id (Bridge Technology Service) yang dapat membantu mengelola operasional perusahaan anda adalah CFS (CRM Field Service). CFS (CRM Field Service) dirancang untuk menunjang kinerja perusahaan agar lebih optimal. Human error yang sering terjadi di perusahaan akan bisa diminimalisir dengan software ini sehingga data yang didapatkan lebih real-time dimana data tersebut sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam penyusunan laporan maupun untuk bahan evaluasi sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan bisnis kedepannya.

Ilustrasi diatas merupakan ilustrasi sederhana pada berjalannya bisnis perusahaan dagang. Diawali dengan alur pertama kali produk masuk melalui pembelian, kemudian masuk ke divisi inventory/warehouse, kemudian didistribusikan ke customer melalui divisi sales, dan semua dokumentasi administratif dilakukan oleh divisi finance/accounting. Semua proses operasional ini ada di bawah pertanggungjawaban seorang manajer. Koordinasi antar divisi sangat penting, dan manajer harus mendapatkan data penjualan harian yang real-time dan ter-updated, untuk bisa segera mengantisipasi jika ditemukan sebuah kejanggalan pada perusahaan.

Berikut sedikit penjelasan fungsi masing-masing role penting dalam perusahaan:

➢ Manager: Manajer perusahaan memegang peran sentral dalam manajemen perusahaan dan bertanggung jawab atas semua lini dan divisi yang terkait. Manajer perusahaan berwenang atas segala pengambilan keputusan dan tindakan apa yang akan dilakukan terkait dengan operasional perusahaan dan manajemen perusahaan terhadap masalah yang ada dalam proses operasional perusahaan. Manajer perusahaan mengontrol dan memastikan semua proses dalam operasional perusahaan sudah sesuai standar manajemen perusahaan tersebut agar dapat berjalan baik dan optimal.

➢ Supervisor: Bertanggung jawab secara spesifik pada satu divisi dalam operasional perusahaan, membawahi beberapa orang staf dan berkoordinasi secara penuh pada Manajer. Semua keputusan dan tindakan yang diambil terkait operasional atau masalah dalam operasional harus dikoordinasikan pada Manajer dan manajemen perusahaan.

➢ Sales/Marketing: Bertanggung jawab atas pemasaran produk dari perusahaan kepada pembeli atau pelanggan, dan bekerja sesuai dengan target masing-masing yang ditetapkan oleh perusahaan. Seorang sales harus menjalin relasi yang baik pada para customer. Setiap sales juga wajib mendokumentasikan transaksi hariannya secara akurat untuk dipertanggungjawabkan kepada manajemen perusahaan.

➢ Warehouse/Inventory: Bertanggung jawab atas produk dan stok produk dari jumlah produk, keamanan produk dalam gudang, dokumentasi dan pembukuan dalam proses transaksi produk. Selain itu divisi inventory juga bertanggung jawab atas pengaturan jadwal pengiriman produk kepada customer.

➢ Finance: Bertanggung jawab atas segala bentuk hasil transaksi harian berupa pembayaran secara tunai, transfer, deposit, piutang dan hutang perusahaan. Memastikan semua transaksi sudah terdokumentasikan dengan baik sesuai SOP yang berlaku, mengontrol pengeluaran operasional harian perusahaan, mengontrol tanggal jatuh tempo hutang dan piutang perusahaan. Finance juga wajib mendokumentasikan semua bentuk biaya operasional perusahaan secara harian.

Image by Mediamodifier from Pixabay

Dalam penjelasan di atas jelas bisa kita lihat, dalam satu perusahaan dagang terdapat beberapa role dimana masing-masing role beroperasi sesuai dengan standar operasional perusahaan, dan melakukan transaksi kepada customer. Setiap role juga wajib untuk membuat catatan, mendokumentasikan, report secara harian, dimana setiap report antar divisi haruslah berkesinambungan, dan dapat memberikan informasi harian, bulanan bahkan tahunan yang update serta akurat kepada manajemen perusahaan. Untuk bisa mendapatkan laporan harian yang baik, jelas, akurat dan real-time  sudah pasti dibutuhkan sistem aplikasi yang bisa membantu untuk meminimalisir kesalahan dan resiko pada transaksi harian perusahaan.

Sistem ERP khususnya sistem CFS (CRM Field Service) merupakan sistem yang tepat bagi perusahaan, baik perusahaan jasa, dagang, manufaktur, dan perusahaan lainnya. Sistem ERP adalah software untuk mengintegrasi dan mengotomatisasi aktivitas bisnis yang memungkinkan anda dalam mengelola bisnis dengan lebih mudah karena beberapa proses distribusi data akan dilakukan dengan bantuan mesin. Jadi, Anda tidak perlu melakukan pengolahan data secara manual lagi.

Software ERP dirancang untuk mengintegrasikan dan mengelola berbagai aspek penting dari operasi bisnis, termasuk pengelolaan sumber daya manusia, keuangan, persediaan, produksi, pemasaran, dan lain-lain. Dengan menggunakan sistem CFS (CRM Field Service) ini, Anda dapat mengkonsolidasikan data dan proses bisnis mereka ke dalam satu platform terpusat, menggantikan sistem manual atau terpisah yang mungkin digunakan sebelumnya. Penerapan sistem ERP sangat penting bagi perusahaan, terutama perusahaan dagang, karena dalam pengaplikasiannya, sistem ERP dapat membantu menjalankan perencanaan sumber daya dengan menyatukan semua proses ke dalam satu sistem terpadu.

Sistem ERP sebagai bentuk investasi di bidang IT untuk mendorong kinerja menjadi lebih efisien dan pengembangan bisnis dengan cara mengurangi biaya operasional yang tidak perlu, serta pemanfaatan sistem ERP sendiri punya keuntungan dari berbagai aspek. CFS (CRM Field Service) merupakan salah satu sistem ERP yang sangat tepat, yang bisa membantu menyajikan data ter-up to date terkait dengan operasional perusahaan.

Tunggu apa lagi? Mari berkembang dan menjadi bagian dari perubahan bisnis yang memanfaatkan perkembangan teknologi secara maksimal. Dengan penggunaan CFS (CRM Field Service) untuk mengelola operasional perusahaan anda, bisnis yang anda jalankan akan lebih efektif dan efisien serta berkembang optimal. Segera hubungi kami BTS.id (Bridge Technology Service) untuk Anda yang ingin mendapat informasi yang Anda butuhkan tentang CFS (CRM Field Service) lebih banyak lagi. Dan Anda juga dapat berkonsultasi untuk semua kebutuhan sistem ERP bagi perusahaan Anda.

Apa itu ERP? Sebelumnya telah kita bahas definisi dan keuntungan dalam pemanfaatan ERP. Dan bahasan  kita kali ini adalah penerapan sistem ERP pada perusahaan. 

Sistem ERP adalah sistem yang cukup rumit karena mengintegrasikan banyak fungsi bisnis di dalamnya.  Mengimplementasikan sistem ERP dilakukan oleh stakeholders yang bekerja sama dengan vendor untuk  mencapai tujuan bisnis. 

Tidak ada implementasi ERP yang sama, tetapi ada strategi dan tahapan yang sama untuk membuat  perusahaan paham setelah membeli dan menggunakan solusi baru berupa pemanfaatan sistem ERP ini. Tidak ada jangka waktu yang pasti dalam proses implementasi sistem ERP, tergantung pada jenis dan  kompleksitas softwarenya. Bisa saja hanya 30 hari atau sampai satu tahun sampai benar-benar selesai. Semakin besar skala perusahaan, maka akan membutuhkan waktu yang lama juga dalam implementasinya  karena proses bisnisnya lebih rumit dan perlu training banyak user. 
 

Photo by fauxels: https://www.pexels.com/photo/people-having-a-meeting-3184303/
Bagaimana Penerapan ERP Dalam Bisnis?

Sebelum melakukan penerapan/implementasi dalam pemanfaatan sistem ERP memerlukan langkah - langkah khusus yang dapat dilakukan yaitu : 

1. Memahami kebutuhan bisnis

Tahap ini bertujuan mengidentifikasi masalah dan peluang melalui proses yang sistematik serta  memberi gambaran situasi dan menentukan hasil akhir. 

2. Business Process Improvement

Pada kasus tertentu, ada baiknya pihak perusahaan merapikan dan menyederhanakan proses  bisnisnya sebelum memulai mengimplementasikan sistem ERP. 

✓ Business Process 

✓ Standardisation Operation Procedure (SOP) 

3. Menemui beberapa vendor ERP.

Bekerjasama dengan vendor yang tepat, dari pembuatan ERP hingga penawaran yang sesuai dengan  kebutuhan bisnis, riset harga, dan memastikan vendor selalu memberikan dukungan penuh pada  perusahaan. 

4. Team Force (Team Internal Implementation) 

Setelah selesai dengan proses pemilihan vendor, selanjutnya perlu dibentuk tim implementasi sistem.  Tim ini terdiri dari perwakilan pihak perusahaan dan pihak vendor yang akan saling bekerja sama  selama tahap persiapan dan implementasi sistem. Setiap anggota tim ini harus mempunyai hirarki,  tugas dan wewenang yang jelas. Dari tim implementasi inilah proses perencanaan implementasi sistem  dimulai. 

5. Fit Gap Analysis 

Merupakan tahap dimana tim implementasi akan berdiskusi secara intensif mengenai bisnis proses  yang diperlukan oleh perusahaan dan sejauh mana ini dapat dipenuhi oleh sistem. Dokumentasi  standard operating procedure akan diperlukan untuk melakukan analisis Fit Gap. 

Bisnis yang berkembang merupakan salah satu hal yang diinginkan bagi setiap perusahaan. Bisnis yang maju  memerlukan software ERP untuk menunjang kebutuhan operasional bisnis. Dan kami PT. Intersolusi  Teknologi Asia ( BTS.id ) menyediakan layanan pembuatan ERP yang dapat memudahkan kegiatan bisnis  yang cocok untuk berbagai perusahaan. 

Pastikan ketika melakukan implementasi ERP, vendor mampu memenuhi kebutuhan perusahaan dan  mendukung apabila ada perubahan jika suatu saat perusahaan anda semakin berkembang. Pemanfaatan  sistem ERP adalah sebuah investasi jangka panjang bagi perusahaan, karena memiliki banyak sekali  keuntungan dan manfaatnya untuk saat ini dan masa depan. 

Keuntungan penerapan ERP: 

Sebelum kita masuk pada langkah-langkah implementasi sistem ERP, sedikit mengingatkan Kembali  keuntungan pemanfaatan sistem ERP pada perusahaan :

➢ Integrasi Data 

Keuntungan pertama dalam pemanfaatan ERP adalah dapat menggabungkan data dari berbagai  departemen dan sistem menjadi satu sumber data terpusat.  

➢ Efisiensi Operasional 

Keuntungan kedua adalah mengotomatisasi proses bisnis, menghilangkan tugas manual

yang  berulang, dan meningkatkan efisiensi operasional. Hal ini terkait pada efisiensi

waktu dan biaya.

➢ Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik 

Keuntungan berikutnya dengan akses yang mudah ke data terkini dan laporan yang akurat,  manajemen dapat mengambil keputusan yang lebih baik dan berdasarkan pada informasi yang  relevan. 

➢ Peningkatan Kolaborasi 

Keuntungan lainnya dalam pemanfaatan sistem ERP memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara  departemen dan tim dalam organisasi 

➢ Pengendalian yang Lebih Baik 

Keuntungan selanjutnya dalam implementasi ERP adalah menyediakan kontrol yang lebih baik 

terhadap operasi bisnis dan aksesibilitas data dan akan meningkatkan keamanan data.
➢ Skalabilitas dan Pertumbuhan

Sistem ERP dirancang untuk mendukung pertumbuhan dan

skala  bisnis. Dengan sistem yang dapat ditingkatkan, organisasi dapat menyesuaikan diri

dengan kebutuhan  yang berkembang seiring waktu. 

➢ Peningkatan Layanan Pelanggan
Dengan akses yang cepat ke informasi pelanggan dan proses  yang lebih efisien, organisasi dapat meningkatkan layanan pelanggan mereka dan meningkatkan  kepuasan pelanggan. 
 

Photo by Edmond Dantès: https://www.pexels.com/photo/people-smiling-8553867/
Kunci sukses implementasi sistem ERP pada perusahaan 

Dalam proses implementasi ERP, ada beberapa poin kunci yang sekiranya memiliki pengaruh besar dalam  proses implementasi ERP pada perusahaan. 

Poin-poin yang dimaksud sebagai berikut : 

a) Dukungan dari manajemen eksekutif / Top Management 

Pemanfaatan sistem ERP memerlukan dukungan dari manajemen level atas, hal ini dikarenakan  implementasi sistem ERP yang mencakup semua departemen dalam suatu organisasi/perusahaan  akan menyebabkan keterkaitan antar departemen tersebut sehingga diperlukan koordinasi serta  pengawasan sebagai bentuk dukungan/support dari manajemen eksekutif. 

b) Jebakan Harapan / Ekspektasi 

Dalam implementasi ERP, jebakan ekspektasi ini seringnya lebih terjadi sebagai ekspektasi yang  berlebihan (over expectation). Beberapa penelitian menunjukkan dimana sekitar 50% proyek  implementasi ERP berakhir dengan status tantangan (challenges), dimana salah satu definisi  challenges adalah fitur dan fungsi sistem baru tidak sesuai dengan harapan. 

Pertanyaannya menjadi penting, apakah sebelum membeli sistem baru kita sudah mengetahui  kebutuhan atau harapan yang kita inginkan? 

c) Cetak Biru Proses Bisnis / Business Process Blueprint 

Hal selanjutnya yang merupakan salah satu kunci sukses implementasi sistem ERP adalah diskusi  mengenai proses bisnis yang ada di perusahaan anda. Tujuan dari diskusi ini adalah agar pihak  konsultan atau siapapun yang membantu anda dapat mengerti dengan persis apa yang terjadi saat  ini, dan kebutuhan perusahaan kedepan. 

d) Manajemen Persiapan Data 

Kita sudah sangat sering mendengar istilah Garbage in Garbage Out, persiapan data untuk  perpindahan ke sistem baru sering terlewatkan dan menjadi salah satu kendala yang fatal dalam  proses implementasi ERP. 

Misalnya perusahaan ritel dengan jumlah master data barang diatas 2 juta, bisa dibayangkan  memindahkan data sejumlah itu dan bagaimana validitas dari data tersebut? 

Apakah semuanya akan dipindahkan? atau hanya yang aktif saja? Lalu bagaimana menentukan  barang yang aktif?

e) Training ( pelatihan ) 

Dalam proses pemanfaatan sistem ERP training atau pelatihan dibutuhkan untuk menjelaskan proses  yang disepakati, yang telah dijelaskan sebelumnya pada beberapa poin di atas dan bagaimana  caranya bekerja dengan sistem yang baru. Kemudian melakukan sosialisasi mengenai penggunaan  sistem baru, agar tim terkait dapat melakukan uji coba, apakah sudah sesuai dengan keinginan dan  kebutuhan perusahaan. 

f) Testing ( pengujian ) 

Testing merupakan aktivitas yang sangat penting dan kritikal dalam proses implementasi ERP, pada  tahap ini setelah tim proyek calon pengguna sudah mengerti bagaimana menggunakan sistem,  kemudian melakukan pengujian secara lengkap dan benar. Tujuan dari testing sudah pasti untuk  menguji.  

Menguji apakah sistem sudah bekerja sesuai blue print?  

apakah hasil dan perhitungannya sudah sesuai dengan yang diharapkan?  

apakah terjadi kondisi di luar ekspektasi? 

g) Apakah Semua Calon Pengguna (user) Sudah Siap ? 

Umumnya tidak semua calon pengguna (user) terlibat di dalam proyek implementasi ERP, misalnya  ketika perusahaan anda ingin menggunakan suatu sistem baru dan anda memiliki 100 calon  pengguna sistem baru, mungkin hanya sekitar 20 orang yang akan terlibat dalam organisasi dan aktivitas proyek implementasi sistem baru tersebut, 20 orang yang terlibat itu akan menjadi pengguna  ahli anda dan sisanya menjadi pengguna biasa. Sementara kesiapan user adalah satu kunci sukses  implementasi sistem ERP. 

h) Go Live Strategy – Parallel Run Vs Cut Off 

Salah satu keputusan penting dan juga menjadi salah satu kunci penentu dalam pemanfaatan sistem  ERP adalah memutuskan apakah pada saat sistem baru mulai berjalan (go live), sistem lama akan  tetap digunakan? atau sistem lama langsung tidak digunakan (Cut Off)?  

Atau mungkin masih akan paralel dulu dengan sistem lama setelah beberapa waktu yang disepakati,  demi keamanan jika terjadi masalah pada sistem baru maka masih ada back up data dari sistem lama,  sehingga tidak mengganggu operasional perusahaan. 

i) Evaluasi dan Pemantauan 

Setelah sistem ERP diterapkan, penting untuk terus mengevaluasi kinerja sistem tersebut,  mengidentifikasi area yang berpotensi terjadi masalah, dan memperbaiki masalah yang muncul.  Memantau penggunaan sistem, memperoleh umpan balik dari pengguna, dan berkomunikasi secara  teratur dengan vendor dapat membantu dalam meningkatkan efektivitas dan keberhasilan jangka  panjang pemanfaatan sistem ERP.
 

Image by Tumisu: https://pixabay.com/illustrations/erp-enterprise-resource-planning-8012424/
Kesemua poin kunci ini ada di dalam setiap tahapan implementasi sistem ERP, sesuai dengan aktifitas dan kepentingannya. 

Keberhasilan implementasi ERP pada suatu perusahaan bergantung pada sejumlah faktor, antara lain:  keterlibatan para pengguna akhir, ketepatan efisiensi biaya, komunikasi yang memadai antara penanggung  jawab dan vendor ERP, testing dan training yang memadai, dan kemampuan perusahaan untuk  meninggalkan masa lalu. 

Nah, bagaimana? 

Sudahkah anda menemukan vendor yang tepat untuk penerapan pemanfaatan sistem ERP untuk perusahaan  anda ? 

Sebagai perusahaan penyedia solusi berbasis teknologi PT. Intersolusi Teknologi Asia ( BTS.id ) hadir untuk  anda dalam memberikan solusi untuk jasa pembuatan ERP, serta menyediakan pekerja IT Outsourcing dalam  proses penerapan/ implementasi ERP yang dapat membantu anda.  

PT. Intersolusi Teknologi Asia ( BTS.id ) siap menjadi support sistem bagi anda dan perusahaan anda  selama proses implementasi ERP berlangsung. 

Jika anda memiliki pertanyaan, atau ingin konsultasi perihal ERP jangan ragu untuk menghubungi kami BTS.

Mengapa Harus ERP ? 

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi yang digunakan perusahaan  untuk mengelola dan mengotomatiskan seluruh bagian utama dari bisnis mereka, seperti  produksi, distribusi, penjualan, logistik, akuntansi, keuangan, sumber daya manusia, dan  lainnya. Semakin berkembangnya zaman sudah pasti beriringan dengan berkembangnya  teknologi, persaingan bisnis semakin ketat dan berat, perusahaan-perusahaan bisnis dituntut  untuk adaptif terhadap perubahan. Karena siapa yang tidak bisa menerima perubahan harus  siap tertinggal. Untuk mengoptimalkan operasional serta meningkatkan efisiensi pada  perusahaan sebaiknya menerapkan sistem ERP.  

ERP memiliki tiga elemen kata. Tiga elemen tersebut adalah enterprise artinya perusahaan  atau organisasi, resource artinya sumber daya, dan planning yang artinya adalah  perencanaan. Secara umum sistem ERP adalah konsep merencanakan dan juga mengelola  sumber daya dari perusahaan berupa paket aplikasi program yang saling terintegrasi dan  multi modul. Modul tersebut dirancang agar mampu melayani dan juga mendukung berbagai  macam fungsi di dalam perusahaan sehingga lebih efisien dan mampu memberikan  pelayanan lebih baik bagi konsumen. 

Beberapa modul ERP yang umum antara lain: 

• Asset Managament (Manajemen aset) 

• Financial Accounting (Fico atau keuangan) 

• Human Resources (SDM) 

• Industry-Spesific Solutions 

• Plant Maintenance 

• Production Planning (Perencanaan produksi) 

• Quality Management (Manajemen mutu) 

• Sales and Distribution (Penjualan dan distribusi) 

• Inventory Management (Manajemen persediaan) 

Salah satu masalah dengan berbagai modul yang telah menjadi standar dalam pembuatan  ERP adalah bahwa modul-modul tersebut mungkin tidak selalu cocok dengan kebutuhan  organisasi dengan tepat. 

Organisasi-organisasi yang berharap menerapkan sistem ERP dengan sukses akan perlu untuk  memodifikasi proses bisnis mereka supaya cocok dengan sistem ERP, atau dalam pembuatan  ERP memodifikasi sistem ERP supaya sesuai dengan bisnis mereka, atau, yang lebih mungkin  lagi, memodifikasi keduanya, sistem ERP dan proses bisnisnya sekaligus.

Seringkali, dalam proses pembuatan ERP aplikasi-aplikasi software tambahan perlu  dikoneksikan ke sistem ERP untuk menangani fungsi-fungsi bisnis yang unik, terutama beberapa  jenis tugas (proses bisnis) khusus terhadap industri tertentu. Dalam pembuartan ERP aplikasi aplikasi semacam ini, biasanya disebut dengan ‘bolt-ons’, tidak selalu di-desain untuk  terkoneksi/berkomunikasi dengan paket-paket ERP.  

Dalam proses pembuatan ERP untuk membuatnya cocok secara menyeluruh bisa sangat  kompleks dan terkadang bisa gagal, yang juga mungkin akan berakibat kerugian bagi  perusahaan. Untuk menghindari hal ini, perusahaan bisa berkonsultasi lebih dahulu pada PT  Intersolusi Teknologi Asia ( BTS.id ), salah satu penyedia pembuatan ERP untuk sistem ERP terbaik  yang dapat menyediakan pemasangan aplikasi ERP yang paling ideal untuk perusahaan anda. 

Paket-paket sistem ERP cukup mahal, tetapi pemanfaatan sistem ERP sangat berpengaruh secara signifikan akan penghematan dalam bentuk efisiensi. Manajemen organisasi harus  melatih kepedulian yang besar dalam memutuskan, jika ada sistem ERP yang terbaik buat  mereka. Pembuatan ERP adalah proyek yang kompleks dan memerlukan kerjasama yang erat antara tim proyek, departemen bisnis, dan pihak eksternal seperti vendor ERP. 

Photo by fauxels: https://www.pexels.com/photo/photo-of-people-doing-handshakes-3183197/

ERP merupakan software yang penting bagi perusahaan, terutama perusahaan manufaktur, karena dalam pemanfaatan sistem ERP dapat membantu menjalankan perencanaan sumber  daya dengan menyatukan semua proses ke dalam satu sistem terpadu. Ini bentuk investasi di  bidang IT untuk mendorong kinerja menjadi lebih efisien dan pengembangan bisnis dengan  cara mengurangi biaya operasional yang tidak perlu, serta pemanfaatan sistem ERP sendiri  punya keuntungan dari berbagai aspek. 

Beberapa keuntungan dari pemanfaatan serta penerapan sistem ERP ini adalah :
 

Photo by energepic.com: https://www.pexels.com/photo/person-pointing-on-the-screen-of-a-laptop-313691/

1. Data bisnis yang akurat dan terintegrasi
   Pemanfaatan sistem ERP membawa keuntungan dan memudahkan perusahaan mengelola  data tunggal dan real-time. Perubahan data di satu bagian, akan memengaruhi pencatatan  di bagian terkait lainnya. Misalnya, bagian penjualan memperbarui data penambahan  penjualan produk, maka otomatis persediaan di gudang juga berkurang, dan penerimaan  akan tercatat di bagian keuangan. Sinkronisasi proses di sejumlah departemen yang  berhubungan ini membantu pekerjaan mencapai hasil yang lebih cepat dan lebih baik. Pemanfaatan sistem ERP ini membawa keuntungan dalam akurasi data dan terintegrasi. 
   
   
   
   
   Photo by Lukas: https://www.pexels.com/photo/two-white-printer-papers-near-macbook-on-brown-surface-590016/
2. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan
   Pemanfaatan sistem ERP dalam perusahaan pada keterkaitannya dengan fungsi efektivitas perusahaan tentu akan sangat mempermudah seluruh lini bisnis. Namun, ternyata bukan  hanya fungsi efektivitas yang akan didapatkan oleh perusahaan ketika memutuskan untuk  menerapkan pembuatan sistem ERP dalam lini bisnisnya. Sebuah perusahaan yang menerapkan konsep Enterprise Resource Planning secara tidak langsung juga akan  meningkatkan operasional perusahaan menjadi lebih produktif dan efisien.
   
   Keuntungan pemanfaatan sistem ERP dalam perusahaan agar lebih efisien lagi adalah mampu  menekan pengeluaran yang tak dibutuhkan oleh perusahaan. 
   
   Sedangkan konsep sistem ERP yang sangat fleksibel mampu beradaptasi terhadap setiap  kebutuhan kebutuhan perusahaan. Setiap integrasi, performa hingga flow informasi lini bisnis  yang berjalan dengan baik ketika user mengakses sistem ERP secara tidak langsung  operasional perusahaan akan jauh lebih efisien dan produktif. Bukan hanya itu, pemanfaatan  sistem ERP terbaik pada lini bisnis perusahaan juga mampu melakukan perencanaan hingga  pengendalian dengan rapi dan konsisten dimana hal tersebut akan membawa keuntungan  mendukung kegiatan bisnis perusahaan untuk dapat bersaing dengan kompetitor. 
   
   ERP membantu membuat proses bisnis perusahaan lebih cepat, lebih mudah, dan lebih  efisien. Dalam keuntungan pemanfaatan sistem ERP perusahaan dapat menghemat biaya  operasional yang tidak perlu, menghilangkan duplikasi data, dan menekan biaya proses  bisnis. Selain biaya, pemanfaatan sistem informasi terpadu ini juga menyingkat waktu  sehingga karyawan lebih efisien dan produktif. 
   
   Keuntungan memaksimalkan pemanfaatan sistem ERP juga meningkatkan produktivitas dan  kepuasan karyawan. Selain itu, tugas kasar dan manual dihilangkan, sehingga memungkinkan  karyawan mengalokasikan waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih bermakna, tentunya  secara signifikan berdampak lebih efisien dan produktif. 
   
   
   
   
   Photo by fauxels: https://www.pexels.com/photo/people-discuss-about-graphs-and-rates-3184292/
3. Mengembangkan etos kerja dengan standarisasi sistem
   Keuntungan lain dalan pemanfaatan sistem ERP memungkinkan perusahaan menjalankan  proses yang terstruktur dan membangun standar operasional baku. Otomatisasi sistem yang  efektif akan mendorong etos kerja karyawan, mengurangi kecurangan, dan meningkatkan  daya saing perusahaan. 
   
   ERP memungkinkan kolaborasi antar-departemen dan memberikan akses cepat ke informasi  yang dibutuhkan untuk klien, vendor, dan mitra bisnis. Sistem ini berkontribusi pada  peningkatan respons terhadap pelanggan dan memberikan kepuasan kepada mereka. 
   
   
   
   
   Photo by Christina Morillo: https://www.pexels.com/photo/man-standing-infront-of-white-board-1181345/
4. Menciptakan Perencanaan dan Manajemen yang  Terkontrol
   Pada pemanfaatan ERP ada banyak sekali data yang dapat ditampilkan oleh sistem ERP,  bahkan dari unit bisnis yang berbeda beda dalam satu waktu. Pemaparan data ini tentunya  bersifat sistematis, real-time, komprehensif dan pastinya mudah untuk diakses. Perusahaan yang menerapkan sistem ERP dalam lini bisnisnya akan dipermudah dalam hal pemantauan  dan pengendalian proses bisnis dalam perusahaan. 
   
   Selain itu, pemanfaatan aplikasi sistem ERP juga mampu meningkatkan segala aktivitas harian unit bisnis menjadi lebih efisien seperti halnya kegiatan penjualan, pemasaran, pengiriman  bahkan fungsi quality control. 
   
   Tujuan Sistem ERP yang terpasang pada tiap lini bisnis perusahaan adalah diharapkan mampu  mempercepat dan mempermudah segala aktivitas perusahaan serta dapat mengintegrasikan  setiap fungsi lini dalam perusahaan untuk dapat diakses secara terpusat dengan  meminimalisir kesalahan yang mungkin saja terjadi jika tidak menggunakan sistem ERP. 
   
   Tentunya hal seperti ini sebelumnya bisa dikonsultasikan terlebih dahulu pada BTS.id, untuk bisa  disesuaikan dengan kebutuhan dan skala perusahaan. 
   
   
   
   
   Photo by Hoang NC: https://www.pexels.com/photo/workers-in-red-t-shirts-in-factory-15947457/
5. Membentuk SOP yang lebih baik
   Dengan pemanfaatan sistem ERP yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan,  pekerjaan akan lebih terstruktur sehingga tidak hanya tergantung pada individu tertentu saja.  Selain bisa menjadikan setiap divisi menjadi lebih efektiv dan efisien, keuntungan  pemanfaatan sistem ERP juga mampu membentuk SOP perusahaan yang lebih baik. Tanpa  SOP yang jelas operasional perusahaan akan kurang maksimal karena tidak memiliki  landasan dan juga prosedur yang jelas dalam operasionalnya. 
   
   Pemanfaatan ERP terbukti mampu menunjang kinerja perusahaan. Human error yang sering  terjadi di perusahaan akan bisa diminimalisir dengan sistem ERP Indonesia ini sehingga data  yang didapatkan lebih real time dimana data tersebut sangat bermanfaat bagi perusahaan  dalam penyusunan laporan maupun untuk bahan evaluasi. 
   
   
   
   
   Photo by Kampus Production: https://www.pexels.com/photo/people-sitting-at-the-table-8190804/
6. Perencanaan dan manajemen sistem informasi yang lebih  baik
   Pemanfaatan ERP dapat menjadi alat pendukung dan juga pengambil keputusan yang baik.  ERP ini juga bisa membantu manajemen yang lebih tepat dan akurat dengan pemanfaatan sumber daya seperti material, manusia, dan juga mesin maupun peralatan kerja. Dalam  pengimplementasiannya, sistem ERP ini terbukti mampu menghasilkan laporan yang  diperlukan oleh manajemen. Selain itu laporan tersebut akan bisa di akses oleh manajemen  kapan saja ketika dibutuhkan. Selain mampu membuat perencanaan yang lebih baik, sistem  ERP juga dipercaya bisa meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian. Aktivitas tersebut meliputi pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, dan juga realisasi penjualan. Pemanfaatan  sistem ERP juga mrningkatkan efisiensi manajemen kualitas dan manajemen kas. Berkat  sistem ERP terbaik, waktu penjualan ke kas maupun pembayaran ke pemasok bisa lebih  dipersingkat. 
   
   
   
   
   Photo by Brett Sayles: https://www.pexels.com/photo/multistory-building-on-street-with-trees-7217433/
7. Skalabilitas dan Fleksibilitas
   Sistem ERP mempunyai sifat fleksibel dapat dengan mudah disesuaikan dengan perubahan  kebutuhan bisnis dan pertumbuhan perusahaan. Sesuai dengan kebutuhan perusahaan  sistem ini dapat diintegrasikan dengan modul tambahan atau mengadopsi fitur baru sesuai  dengan perkembangan teknologi dan persyaratan bisnis.
   
   
   
   
   Photo by fauxels: https://www.pexels.com/photo/photo-of-people-holding-each-other-s-hands-3184423/
8. Membantu Perusahaan dalam Mengelola Kegiatan Bisnis
   Sistem ERP berfungsi membantu perusahaan dalam mengelola kegiatan bisnis seperti  keuangan, produksi, sales, project, SDM dan lain-lain. Perusahaan diberikan kemudahan  dalam pengelolaan bisnis secara real time dan akurat. Selain itu ERP juga membantu  perusahaan dalam mengumpulkan data transaksi dari berbagai sumber, sehingga  perusahaan akan mempunyai database yang tersimpan secara aman. 

Beberapa contoh Software sistem ERP yang banyak diterapkan oleh Perusahaan dan Tolok  Ukur keberhasilan ERP dalam Sebuah Lini Bisnis 

• ERP sistem Keuangan atau Akuntansi 

• Customer Service Berbasis Partner ERP Microsoft 

• Partner ERP Microsoft di Bidang Stock Opname 

• Microsoft Parner Indonesia untuk Selling Produk 

• POS 

• Meeting Management 

• Field Service 

• Learning Management 

• Supply Chain Management (SCM) 

• Human Resource Management System (HRMS) 

• Business Intelligence (BI) Tools 

• E-commerce Platforms 

• Project Management Tools 

• Document Management System (DMS)

Itulah beberapa keuntungan yang bisa didapatkan dalam pemanfaatan sistem ERP dalam  perusahaan. Dilihat dari tujuan dan keuntungan yang didapat maka bisa disimpulkan bahwa  sistem ERP sangat penting untuk diterapkan oleh perusahaan produk atau jasa dan  bisnis offline maupun online. Jadi bagi Anda yang merupakan pemilik bisnis disarankan untuk  menerapkan sistem ERP pada usaha Anda, sehingga perusahaan ada bisa lebih efisien dan  produktif dalam berproduksi. 

PT. Intersolusi Teknologi Asia ( BTS.id ), salah satu penyedia pembuatan ERP untuk sistem ERP  terbaik yang dapat menyediakan pemasangan aplikasi ERP yang paling ideal untuk  perusahaan anda. Kami yakin, pembuatan ERP terbaik tidak dapat asal diterapkan pada  perusahaan, dibutuhkan analisa mendalam untuk menentukan Software sistem ERP yang  terbaik untuk sebuah perusahaan. Jika anda memiliki pertanyaan terkait pembuatan ERP  sistem dalam perusahaan, jangan ragu untuk menghubungi kami BTS.id. Sampai sini dulu  perjumpaan kita, semoga bermanfaat.

Di artikel sebelumnya, kita telah membahas tentang software ERP untuk mengelola pegawai dan manfaatnya untuk departemen HR (Human Resources) perusahaan Anda. Di artikel kali ini, akan dibahas secara lebih detail mengenai fitur-fitur yang ada pada modul HR.

Baca juga: Modul-Modul ERP Utama untuk Mengoptimalkan Bisnis.

Fitur-fitur itu, di antaranya:

1. Manajemen Rekrutmen

Sebuah software ERP bisa mengelola proses rekrutmen dalam suatu perusahaan dari mulai pencarian hingga penandatanganan kontrak.  

Melalui satu dasbor dalam aplikasi Human Resources, staff HR dapat melakukan berbagai aktivitas terkait perekrutan pegawai baru. Dari mulai memasang lowongan, mengatur tahapan proses rekrutmen, hingga menyortir dan membalas semua lamaran yang masuk dari berbagai platform. Tidak hanya website perusahaan, melainkan juga email, linkedin, twitter, dan sosial media lainnya.

Jika perusahaan Anda mempekerjakan banyak pegawai kontrak dan memiliki tingkat turnover pegawai yang tinggi, rekrutmen pegawai akan jadi suatu proses yang panjang dan rumit.

Dengan software ERP, staff HR tidak perlu lagi merekap data pelamar karena sistem akan secara otomatis merangkumnya dalam bentuk database yang terdiri dari profil, skill, dan dokumen-dokumen penunjang yang di-submit pelamar.

Saat akan mengadakan proses rekrutmen, staff HR bisa membuat dan mempromosikan job board. Setelah lowongan tayang, pelamar bisa mengirim lamaran dengan cara mengirim email atau mengisi form pada laman portal Job di website perusahaan.

Semua lamaran yang masuk, baik melalui email maupun formulir website, akan diurutkan secara otomatis oleh sistem. Termasuk dokumen-dokumen yang mereka lampirkan seperti CV dan cover letter. Staff HR bisa memilih untuk menjawabnya secara personal maupun menggunakan template yang tersedia dengan beberapa klik pada aplikasi.

Nantinya, departemen HR bisa memantau proses rekrutmen dan mengelola pelamar-pelamar di setiap tahap seleksi secara lebih mudah melalui kanban view dalam satu laman yang memuat semua data pelamar.

2. Manajemen Database Pegawai

Pengelolaan database pegawai yang tidak apik tentu akan menimbulkan banyak masalah bagi perusahaan. Informasi pegawai yang dikelola secara manual, bukan hanya memakan waktu dalam pengerjaannya, tapi juga saat staff HR harus meng-update dan mencari data.

Dengan software ERP, perusahaan dapat menyimpan data pegawai dari semua departemen dalam satu database terpusat yang bisa diakses secara mudah. Tidak hanya informasi pribadi, data aktivitas yang mencakup cuti, alokasi tugas, timesheet, kehadiran, penilaian, dan pengeluaran juga dapat otomatis disimpan dalam database setiap pegawai.

Database yang terintegrasi memungkinkan semua pegawai mengakses informasi dan mendapat notifikasi mengenai perubahan aturan dan regulasi perusahaan. Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengatur akses informasi sehingga data-data sensitif pegawai hanya bisa diakses oleh pegawai dengan kewenangan tertentu, misalnya saja HR Manager dan tim manajemen.

3. Manajemen Pegawai

Aspek utama yang dikelola aplikasi Human Resource adalah pegawai yang bekerja untuk perusahaan. Setelah berhasil merekrut, tantangan tim HR selanjutnya adalah mengoptimalkan potensi dan memastikan kesejahteraan karyawan.

Jika perusahaan Anda memiliki 700 orang pegawai, bayangkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan tim HR untuk mengelola semua pegawai.

Dengan sistem ERP, waktu tidak lagi menjadi hambatan. Dari mulai cuti hingga jam kerja pegawai, semua data aktivitas harian pegawai bisa direkam dan diolah dengan efektif dan efisien.

Mengelola Kehadiran, Cuti, Lembur, dan Jam Kerja Pegawai

Mencatat kehadiran, pengajuan cuti, lembur, dan jam kerja tiap pegawai harus dilakukan dengan akurat karena tugas HR lah untuk memastikan ada sumber daya manusia yang cukup untuk mengerjakan semua tugas-tugas setiap harinya. Dari sisi pegawai, pencatatan yang akurat akan menentukan penilaian kinerja yang nantinya berpengaruh pada penghasilan dan bonus yang didapat setiap bulan.

Modul HR pada sistem ERP dapat secara otomatis meneruskan pengajuan cuti dari pegawai dan alokasi lembur dari tiap departemen ke divisi HR. Nantinya, setelah pengajuan disetujui oleh manajer di divisi terkait, sistem akan menambahkannya ke kalender pegawai sehingga manajer mengetahui siapa saja yang hadir tiap harinya dan bisa mendistribusikan tugas kepada personel yang hadir.

Waktu kerja, kehadiran, dan lembur yang dicatat secara otomatis dan dapat diurutkan berdasarkan proyek, klien, maupun jenis tugas. Integrasi modul ini dengan modul akuntansi juga memungkinkan gaji pegawai dihitung secara otomatis sehingga lebih akurat. 

Mengelola Shift Pegawai

Mengatur shift pegawai adalah pekerjaan krusial yang menjadi tanggung jawab departemen HR. Terutama untuk perusahaan berskala besar seperti pabrik yang memiliki banyak departemen, ratusan pegawai, dan 3 shift per hari; divisi HR harus memastikan pengaturan shift dibuat dengan tepat dan seimbang.

Fungsi manajemen shift dari software ERP dapat membantu tim HR mengalokasikan karyawan ke dalam shift-shift dan mengelola rotasi shift.

Dengan modul ini, staff HR bisa mengelola shift pegawai secara lebih efektif dengan cara membuat beberapa shift berdasarkan waktu, kemudian menambahkannya ke dalam kontrak setiap karyawan. Sistem akan menjalankan shift untuk setiap karyawan dengan kontrak yang aktif. Tim HR juga dapat mengatur urutan shift hingga beberapa periode ke depan. Sistem akan otomatis memuat jadwal shift terbaru saat waktunya pergantian shift.

4. Manajemen Training dan Sertifikasi Pegawai

Karyawan yang berkembang tentu akan memiliki kontribusi positif bagi kemajuan perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memfasilitasi pengembangan skill para pegawainya.

Sistem ERP membantu perusahaan untuk mengelola training pegawai. Tim training, atau bahkan pegawai yang bersangkutan dapat membuat pengajuan aplikasi training yang nantinya bisa disetujui oleh staff HR yang berwenang.

Software ini juga bisa mengelola subyek dan materi training di mana trainer bisa membuka ruang-ruang kelas dan memberikan task atau tugas yang harus dikerjakan oleh pegawai untuk menyelesaikan training.

Setelah itu, modul ini juga menyediakan fitur untuk melakukan sertifikasi sesuai kompetensi pegawai. Anda bisa membuat template dan menerbitkan sertifikat dengan lebih cepat dengan mengedit template yang telah Anda buat sebelumnya. Alokasi sertifikat untuk pegawai atau partner perusahaan dapat dilakukan dengan mudah menggunakan jejak history yang bisa dilacak di kemudian hari.

5. Penilaian Performa

Penilaian performa pegawai tidak hanya krusial bagi perusahaan, tapi juga bagi pegawai itu sendiri. Secara administratif, penilaian performa atau performance appraisal dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan terkait kepegawaian, serta perencanaan, pelatihan, dan pengembangan personel.

Penilaian performa atau performance appraisal juga berfungsi sebagai patokan bagi perusahaan untuk menyusun strategi pengembangan karyawan.

Dengan bantuan software ERP, performance appraisal dapat diotomatisasi. Dari mulai kustomisasi isi survey oleh tim HR, reminder untuk memastikan semua pegawai mengisi penilaian, hingga mengotomatisasi proses evaluasi itu sendiri agar berjalan dengan baik dan sesuai jadwal. Sistem ERP akan mendistribusikan survey secara akurat ke pegawai, departemen, atau bahkan level yang telah ditentukan.

Departemen HR dapat melaksanakan evaluasi pegawai dengan mudah, baik secara bottom-up, top down, self-evaluation, maupun evaluasi final oleh manajer.

6. Manajemen Payroll

Payroll atau penggajian pegawai adalah salah satu aktivitas yang harus rutin dikerjakan departemen HR setiap bulannya. Di satu sisi, payroll bersifat repetitif, yang berarti departemen HR harus mengulangi proses yang sama setiap bulan. Di sisi lain, besaran gaji pegawai tidak selalu sama. Terkadang ada tunjangan, lembur, atau bahkan pemotongan yang membuat nominal gaji pegawai berbeda dari bulan sebelumnya.

Tantangan departemen HR adalah untuk menghitung dan memproses gaji setiap pegawai dengan akurat dan tepat waktu.

Dengan software ERP, data aktivitas pegawai yang sebelumnya direkam akan dikalkulasi. Tim HR perusahaan Anda tidak perlu lagi menghitung gaji secara manual, karena integrasi antara modul Pegawai dan modul Akuntansi dalam aplikasi HR akan melakukannya secara otomatis. Setelah itu, sistem akan mengecek kontrak setiap pegawai dan melakukan penggajian pada karyawan-karyawan dengan status kontrak aktif.

Baca Juga: Mengenal Odoo, Provider Software Aplikasi ERP di Indonesia.

Kelola sumber daya manusia di perusahaan Anda secara efektif. Kembangkan software ERP HR (Human Resource) terbaik untuk bisnis Anda bersama BTS.id (Bridge Technology Services).

Contact us:
Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id

Anda sudah berkenalan dengan sistem ERP. Anda juga sudah mengetahui manfaat software ERP untuk bisnis Anda, dan mengapa Anda sebaiknya menerapkan sistem ini di perusahaan Anda. Sekarang, hal selanjutnya yang perlu Anda ketahui adalah modul-modul penting dalam sistem ERP.

Beberapa provider penyedia software ERP seperti Odoo, Dolibarr, maupun ERPNext memang menawarkan modul yang tidak persis sama, namun secara umum, fungsi-fungsi dasar yang dibutuhkan berbagai jenis perusahaan dapat dirangkum ke dalam beberapa modul utama yang disediakan oleh nyaris setiap provider.

Artikel terkait: Mengenal Odoo, Provider Software Aplikasi ERP di Indonesia.

Melalui artikel ini, Anda bisa mempelajari lebih dalam lagi modul-modul utama dari sistem ERP sebelum memutuskan mana yang dibutuhkan perusahaan Anda.

1. Warehouse/Inventory Management

Modul inventori atau gudang pada dasarnya adalah modul untuk mengelola stok barang. Modul ini sangat penting terutama jika Anda memiliki beberapa warehouse di tempat yang berbeda. Sebagai pemilik bisnis, Anda pasti harus selalu mengetahui ketersediaan barang yang Anda miliki. Selain membutuhkannya untuk melakukan proses jual-beli dengan pelanggan, Anda juga bisa menggunakannya sebagai dasar untuk melakukan prakiraan produksi atau pembelian barang selanjutnya.

Modul ini dapat melacak ketersediaan dan lokasi barang secara spesifik. Setiap barang dapat diinput menggunakan serial number yang dapat menunjukkan status barang secara real-time. Tidak hanya saat barang tersedia atau tidak tersedia, tapi juga saat barang berpindah, masuk, atau keluar.

Modul ini juga dapat diintegrasi dengan modul Sales, Purchasing, dan Accounting untuk update perubahan stok yang disebabkan oleh penjualan dan pembelian secara otomatis.

2. Human Resouce Management

Manusia adalah aspek penting yang menggerakkan perusahaan. Modul HR dalam software ERP mengelola setiap data sumber daya manusia dari mulai proses rekrutmen hingga pegawai dari semua divisi di perusahaan. Modul ini mengelola data pegawai seperti data pribadi, deskripsi pekerjaan, kehadiran, cuti, jam masuk dan keluar, delegasi tugas, skill matrix, dan review kinerja.

Salah satu fitur penting dari modul ini adalah fitur Payroll yang membantu perusahaan mengelola gaji, tunjangan, dan laporan pengeluaran pegawai.

3. CRM (Customer Relationship Management)

Modul CRM atau Customer Relationship Management) menganalisis interaksi antara perusahaan dan pelanggan dengan tujuan untuk meningkatkan penjualan melalui hubungan yang lebih baik dengan pelanggan.

Modul ini membantu perusahaan mengelola data-data pelanggan seperti  daftar pelanggan beserta detail kontak mereka, jejak interaksi, segmentasi pelanggan, detail perilaku pelanggan, komplain, pembelian, dan data lain yang berkaitan erat dengan marketing dan penjualan sehingga nantinya, data-data ini bisa Anda analisis dan jadikan dasar untuk rencana penjualan di masa depan.

4. Finance & Accounting Management

Modul finance dianggap modul paling penting dalam sistem ERP. Alasannya, semua divisi dalam suatu perusahaan pasti menggunakan biaya operasional, dan semua biaya itu dikelola oleh modul keuangan. Modul ini mengelola semua transaksi yang dilakukan perusahaan seperti pemasukan, pengeluaran, budgeting, bank statement, bukti pembayaran, pajak, dan lainnya.

Modul ini dapat diintegrasi dengan modul lain seperti modul inventori dan sales.

5. SCM (Supply Chain Management)

Jika ada satu proses di perusahaan yang paling membutuhkan sistem ERP, jawabannya adalah supply chain. Proses rumit mendistribusikan produk dari supplier ke customer yang melibatkan banyak seperti supplier, manufacturer, stockist, distributor, retailer, dll dapat dipantau secara real-time melalui software ERP.

Fitur update secara real-time ini menjadi fitur penting untuk memastikan rantai pasokan berjalan dengan lancar. Fitur ini memungkinkan pemilik bisnis atau manajer terkait memantau setiap tahapan distribusi dan melakukan pengaturan secara langsung. Informasi yang disimpan dalam modul ini juga bisa digunakan untuk menganalisis dan memperkirakan permintaan barang, yang nantinya bisa dijadikan dasar untuk membuat rencana produksi.

Modul SCM dapat membantu perusahaan dengan membuat operasional bisnis dan distribusi produk menjadi otomatis, mempercepat proses kargo dan pengiriman, dan memprediksi permintaan di masa depan menggunakan hasil analisis yang terencana.

6. Sales & Marketing Automation

Sales atau penjualan adalah proses terakhir yang menentukan apakah proses manufaktur yang telah dilakukan berbuah profit atau tidak. Modul ini bisa membantu Anda menganalisis penjualan dan merancang serta mengimplementasikan strategi marketing yang tepat dan menghasilkan profit yang maksimal.

Modul ini mengelola hal-hal seperti detail pemesanan, status pemesanan, manajemen invoice, status pembayaran, pengiriman, dll. Modul penjualan dan marketing ini bisa diintegrasi dengan modul lain seperti modul CRM (Customer Relationship Management) dan akunting.

7. Purchasing Management

Modul purchasing mengelola segala pembelian barang dan bahan baku yang dibutuhkan perusahaan. Data dan laporan seperti daftar supplier dan vendor, pengiriman pesanan pada vendor, rekaman dan analisis penawaran, purchase order, dan dokumen lainnya dapat dikelola dengan mudah oleh modul ini. Integrasi dengan modul inventori, produksi, dan akunting dapat membantu perusahaan melakukan pembelian yang lebih terencana dan tepat jumlah.

8. Engineering/Production Management

Modul dasar terakhir yang harus Anda ketauhui adalah modul produksi. Seperti namanya, modul ini membantu bisnis manufaktur mengelola proses produksi yang rumit. Dengan modul ini, fungsi-fungsi seperti perencanaan produksi, pengaturan jadwal penggunaan mesin, penggunaan bahan mentah, serta melacak, memprediksi, dan membuat laporan produksi.

Modul ini dapat diintegrasi dengan modul purchasing yang mengelola pembelian bahan baku.

Selain modul-modul di atas, masih banyak modul ERP lain yang bisa Anda manfaatkan untuk bisnis. Misalnya saja, Odoo juga menawarkan modul-modul seperti E-Commerce, Website Builder, dan Project Management.

Dengan BTS.id (Bridge Technology Services), Anda dapat berkonsultasi mengenai sistem ERP terbaik yang dikustomisasi khusus untuk kebutuhan perusahaan Anda.

Contact us:
Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id

Software ERP Indonesia dari bts.id adalah suatu software yang sedang populer di kalangan para pebisnis karena kemampuannya meningkatkan efisiensi perusahaan. ERP merupakan singkatan Enterprise Resource Planning, yang cukup menjelaskan fungsi software ini yaitu untuk mengelola sumber daya di suatu perusahaan. Sumber daya yang dikelola oleh software ini di antaranya: uang, material, aset, pegawai, dsb. Untuk penjelasan lengkap mengenai software ERP, Anda bisa membacanya di artikel kami mengenai software ERP sebagai solusi bisnis di masa depan.

Artikel terkait: Software ERP untuk Solusi Bisnis di Masa Depan.

Siapa Saja Yang Membutuhkan Software Ini?

Dalam mengembangkan perusahaan, pemilik bisnis harus senantiasa mengikuti perkembangan tren. Hanya saja, jika tren saat ini adalah software ERP, Anda tidak boleh gegabah dengan membeli software ERP hanya demi mengikuti tren. Dengan harga yang tidak murah dan proses integrasi yang tidak sebentar, implementasi software ERP harus berlandaskan pertimbangan akan banyak aspek di perusahaan, terutama kebutuhan.

Apakah perusahaan Anda membutuhkan software ERP?

Sebelum memutuskan untuk mengaplikasikan teknologi ini ke dalam bisnis Anda, ada baiknya Anda mengkaji beberapa hal di bawah ini.

Hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah software yang perusahaan Anda gunakan selama ini. Apakah sudah tua dan ketinggalan zaman? Apa semua software terintegrasi satu sama lain? Sistem yang baru dan terkoneksi seperti software ERP, selain bekerja dengan lebih cepat, juga akan mempermudah pertukaran informasi dan kolaborasi antar divisi di perusahaan.

Kedua, apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengakses informasi perusahaan? Informasi yang dikelola oleh software yang berbeda tentu harus diakses secara terpisah pula. Hal ini akan menyulitkan jika Anda harus mengambil keputusan secara mendadak. Dengan sistem ERP, Anda bisa mengekstrak informasi dari beberapa divisi sekaligus bahkan saat Anda di luar kantor, sehingga pengambilan keputusan bisa dilakukan dengan cepat dan akurat sesuai kondisi real perusahaan.

Hal ketiga yang yang tak kalah penting: Apa Anda menghabiskan banyak waktu untuk melakukan pengecekan? Pengecekan yang dimaksud di sini bukan soal inventaris barang saja, tetapi juga informasi yang terkait dengan sumber daya manusia di perusahaan. Pengecekan aset secara berkala tanpa sistem yang terintegrasi dengan baik memakan banyak waktu, tenaga, dan biaya.

Dampak dari Sistem yang Tidak Terintegrasi dengan Baik

Di zaman yang serba cepat seperti sekarang, sistem yang tidak praktis dan menyeluruh bisa berujung pada kerugian. Terutama dalam jangka panjang. Semakin besar lingkup perusahaan, rasanya semakin besar pula kebutuhan perusahaan akan sistem ERP. Terlebih lagi jika perusahaan Anda memiliki cabang-cabang yang tersebar di banyak kota, prosedur yang lambat dan rumit terutama dalam pertukaran informasi tentu akan menghambat jalannya operasional perusahaan.

Dengan sistem yang terintegrasi, tidak hanya komunikasi antar divisi, tapi juga antar cabang bisa dilakukan dengan lebih mudah. Hal-hal seperti delegasi tugas, pelaporan progress, dan masalah yang timbul di lapangan juga bisa disampaikan dengan lebih cepat dan akurat. Kelebihan lain dari software ERP adalah adanya fitur mobile yang memungkinkan user mengakses data melalui perangkat genggam bahkan saat di luar kantor.

Kinerja Tim Juga Akan Terpengaruh

Dampak utama dari sistem yang rumit adalah menurunnya efektifitas kerja. Jika saat ini pegawai Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk suatu pekerjaan yang sebenarnya bisa dilakukan secara otomatis, mungkin sudah saatnya Anda mengadopsi sistem ERP.

Sistem yang bekerja secara otomatis akan menyederhanakan proses-proses rumit dan membuat pekerjaan dilakukan dengan lebih cepat. Jika efektivitas dan efisiensi sudah bisa dicapai, bukan tidak mungkin bahwa ROI atau Return of Investment bisa didapat dengan lebih cepat.

Contoh Penggunaan Software ERP

Software ERP dapat digunakan oleh perusahaan dalam konteks yang sangat luas. Dalam perkembangannya, program ini dapat merangkum tidak hanya proses operasional saja, tapi juga fungsi front office seperti CRM atau Customer Relationship Management, sales atau penjualan, marketing, dan e-commerce.

Beberapa contoh penggunaan software ERP untuk operasional perusahaan:

– Perencanaan produk;

– Pembelian bahan;

– Kontrol inventaris;

– Pendistribusian produk;

– Sales atau penjualan;

– Otomatisasi marketing;

– Manajemen keuangan;

– Akunting;

– Pengelolaan Sumber Daya Manusia;

– Manajemen proyek.

Semua fungsi di atas menjadi mungkin untuk dikerjakan oleh satu software saja karena karakteristik software ERP yang modular; yang berarti software ini dibangun dari modul-modul berbeda yang menjalankan fungsi masing-masing, namun terintegrasi satu sama lain. Bentuk modular ini akan sangat berguna terutama bagi bisnis dengan banyak proses yang saling berkaitan, seperti misalnya bisnis manufaktur.

Contoh kasusnya, proses produksi pada sebuah pabrik yang terdiri dari pembelian bahan baku, perencanaan produk, dan pendistribusian hasil produksi. Untuk pembelian bahan baku, modul Purchase atau Pembelian bisa membantu perusahaan mengontrol alur pembelian. Dokumen-dokumen yang dibutuhkan saat pembelian seperti kontak vendor, daftar harga barang, purchase order, hingga statistik dan analisis pembelian terdahulu bisa dengan mudah direkam dan diterbitkan oleh sistem. Dengan ini, pembelian bisa dilakukan secara lebih terencana.

Setelah pembelian barang, selanjutnya adalah perencanaan produk. Dengan modul MRP atau Manufacturing Resource Planning, misalnya, proses produksi dapat dijadwalkan dan dikelola secara otomatis. Detail pengerjaan seperti worksheet, time tracking, dan quality control bisa direkam dan diterjemahkan dalam bentuk grafik secara apik, sehingga tahapan demi tahapan produksi bisa dipantau secara real-time.

Setelah semua produk selesai diproduksi, proses selanjutnya adalah pendistribusian, yaitu proses menyalurkan barang ke konsumen. Modul yang bisa dipakai untuk proses ini adalah modul Sales atau penjualan. Dengan modul ini, data-data terkait pendistribusian seperti jenis barang, jumlah produk yang akan didistribusikan, hingga pihak yang menjadi tujuan dan lain sebagainya bisa dikelola dengan baik sehingga meminimalisir kesalahan.

Artikel terkait: Software Manufaktur dan Manfaatnya.

Dari contoh di atas saja, bisa Anda bayangkan rumitnya proses operasional yang harus dijalani perusahaan setiap harinya. Proses yang berkaitan satu sama lain tadi bisa menjadi hambatan jika tidak didukung oleh sistem yang terintegrasi dengan baik.

Keuntungan Menggunakan Software ERP Indonesia

Keuntungan untuk Business Owner

Business owner atau pemilik bisnis tentu akan jadi pihak yang paling diuntungkan dari implementasi software ERP pada perusahaan. Anda mungkin masih ingat fungsi utama dari software ini, yaitu untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Software ERP yang tepat tidak hanya akan meningkatkan efisiensi perusahaan Anda, namun juga membantu meningkatkan ROI atau Return of Investment secara signifikan.

Tidak hanya itu, sistem yang terintegrasi bisa membantu pemilik bisnis mengontrol dan mengawasi semua aspek bisnis perusahaan melalui satu software; hal yang mungkin sulit dilakukan tanpa sistem yang memadai, apalagi oleh perusahaan besar dengan banyak cabang yang tersebar di banyak tempat. Cukup membuka aplikasi ERP melalui komputer atau perangkat genggam pribadi, semua informasi bisa didapatkan tanpa harus menunggu laporan berkala dari setiap cabang.

Kemudahan-kemudahan di atas bisa Anda sebagai pemilik bisnis manfaatkan untuk banyak hal. Misalnya, Anda bisa mengidentifikasi dan menangani masalah dengan lebih cepat sehingga resiko dan kerugian dapat diminimalisir.

Di zaman yang serba cepat seperti sekarang, Anda juga harus bergerak cepat untuk bisa menangkap setiap kesempatan yang datang. Anda bisa menggunakan data, informasi, statistik, dan grafik yang disediakan software ERP untuk keperluan presentasi saat tender proyek.

Keuntungan untuk Anggota Tim

Tidak hanya pemilik bisnis, software ERP juga memberi keuntungan bagi anggota tim. Otomatisasi pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual sudah pasti akan mengurangi beban kerja pegawai. Sistem yang mengelola sebagian besar fungsi perusahaan akan membuat banyak hal dikerjakan dengan lebih efisien, sehingga pegawai bisa mengalokasikan waktu dan tenaga mereka untuk mengerjakan hal lain.

Implementasi software ini juga bisa mendorong anggota tim untuk berkembang. Saat mereka memiliki waktu, energi, dan informasi ekstra, mereka akan punya kesempatan dan resource untuk mengembangkan diri. Bukan tidak mungkin perkembangan ini akan memicu ide-ide baru yang bisa jadi membawa perubahan besar bagi perusahaan.

Selain itu, sistem yang terintegrasi bisa memfasilitasi anggota tim untuk berkolaborasi baik secara internal maupun lintas divisi. Dengan adanya sistem komunikasi terpadu dan sumber data tunggal yang terpusat, kesalahan dan human error bisa diminimalisir, dan kerjasama antar tim dapat dilakukan dengan lebih cepat, efektif, dan efisien.

Setelah menganalisis kebutuhan perusahaan dan menyadari keuntungan-keuntungan yang bisa didatangkan software ERP Indonesia ke perusahaan Anda, langkah selanjutnya adalah memilih Software House Indonesia terpercaya yang bisa membantu Anda mewujudkan sistem yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda.

Rencanakan solusi digital terbaik untuk perusahaan Anda bersama BTS.id (Bridge Technology Services). Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id

Jika Anda merasa kinerja perusahaan Anda saat ini terlalu lambat untuk bisa bersaing dengan perusahaan lain, mungkin sudah saatnya Anda mengandalkan bantuan software aplikasi. Semakin besar perusahaan, tentu semakin banyak pekerjaan yang terasa lebih berat jika hanya dikerjakan secara manual saja, dan dengan banyaknya perusahaan penyedia jasa pembuatan aplikasi di Indonesia saat ini, implementasi software untuk meningkatkan kinerja perusahaan bisa menjadi opsi solusi terbaik.

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah suatu sistem yang mengelola bisnis secara terintegrasi melalui software dan teknologi. Dalam praktiknya, software ERP dapat membantu suatu perusahaan menjalankan berbagai fungsi operasional bisnis seperti akuntansi, CRM atau Customer Relationship Management, HRD, hingga sales dan marketing.

Sistem ERP bekerja meningkatkan efisiensi perusahaan dengan mempercepat proses pengerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual, dan memangkas jalur pertukaran informasi menjadi lebih efektif dan akurat.

Sekarang ini, di Indonesia, software ERP tidak hanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar (enterprise) saja, tapi juga mulai diminati oleh bisnis-bisnis UKM (Usaha Kecil dan Menengah).

Sejarah Perkembangan Software ERP

Istilah ERP pertama kali dipopulerkan oleh Gartner Grup di tahun 1990. Meskipun begitu, sejarahnya dapat ditarik jauh ke tahun 1960an saat MRP (Material Requirement Planning) diciptakan. MRP, yang berfungsi mengelola dan mengontrol inventori di bisnis manufaktur menjadi cikal bakal sistem yang nantinya berkembang menjadi sistem ERP. Pada tahun 1980an, MRP berkembang menjadi MRP-II, atau Manufacturing Resource Planning, yang mencakup lebih banyak proses manufaktur dibanding versi sebelumnya.

Ekspansi sistem ini yang merambah fungsi lain di luar kontrol inventori dan proses operasional lah yang kemudian mentransformasi MRP menjadi ERP. Tidak hanya menangani fungsi back-office seperti akunting dan HR seperti di awal kemunculannya saja, sistem ERP yang kita kenal sekarang ini bahkan sudah merambah ke business-intelligence dan fungsi front-office seperti SFA (sales force automation), marketing automation, dan e-commerce.

Benarkah ERP Hanya Untuk Bisnis Besar (Enterprise) Saja?

Melihat nama Enterprise Resource Planning, banyak orang akan berpikir bahwa sistem ini hanya untuk perusahaan besar saja. Anggapan itu tak sepenuhnya salah. Awalnya, sistem ini memang diperuntukkan bagi perusahaan besar untuk mengakomodir rumitnya proses operasional dan banyaknya pegawai. Seiring berjalannya waktu, sistem ini juga mulai banyak diadaptasi oleh UKM (Usaha Kecil dan Menengah). Perkembangan software ERP yang menyediakan solusi berbasis Cloud—SaaS atau Software as a Service—membuat sistem ini lebih terjangkau, dan lebih mudah dikelola dan diterapkan oleh bisnis dengan skala yang lebih kecil.

Meskipun demikian, karena fungsinya yang memungkinkan pelaporan secara real-time dan fitur BI atau Business Intelligence, kini banyak perusahaan besar ikut beralih mengadopsi software ERP berbasis Cloud.

SaaS ERP atau Cloud ERP untuk Bisnis Kecil dan Start-Up

Ada banyak alasan mengapa SaaS ERP atau Cloud ERP lebih populer di kalangan bisnis kecil dan start up. Selain karena harga yang terjangkau, dan sistem yang lebih sederhana sehingga mudah untuk diimplementasi, beberapa karakteristik SaaS ERP mungkin tidak begitu cocok untuk bisnis dengan proses yang lebih rumit.

SaaS atau Software as a Service ERP membebaskan klien dari keharusan menyediakan server sendiri. Software dipasang di server milik vendor, sehingga mengurangi biaya pengadaan software, hardware, dan support yang dibutuhkan selama pemasangan sistem di perusahaan. Proses pemasangan juga relatif lebih cepat, dan upgrade dilakukan secara berkala oleh penyedia. Sistem yang dapat diakses secara online (daring) memungkinkan software diakses secara mobile dari mana saja selama device terhubung dengan internet.

Kekurangannya, meskipun biaya pemasangan awalnya bisa sangat rendah jika dibanding ERP konvensional atau On-Premise, perusahaan harus membayar biaya tahunan yang mungkin akan lebih mahal jika diakumulasi. Kesederhanaan yang ditawarkan versi ERP ini juga membatasi perusahaan dalam hal fleksibilitas untuk mengkustomisasi dan mengontrol software sesuai kebutuhan perusahaan.

Fungsi-Fungsi Utama dalam Software ERP

Kekuatan dari sistem ERP ada pada modul-modul penyusunnya. Modul-modul yang bekerja menjalankan berbagai fungsi yang berbeda, memungkinkan banyak fungsi perusahaan dikerjakan secara bersamaan, dirangkum oleh suatu sistem yang terintegrasi. Meskipun lain penyedia menawarkan variasi modul yang berbeda pula, tapi modul-modul tersebut dapat dirangkum ke dalam beberapa fungsi utama, antara lain:

Human Resources

Mengelola informasi pegawai. Melacak data pegawai seperti review kinerja, delegasi tugas, deskripsi pekerjaan, waktu kerja dan kehadiran. Modul ini juga memiliki fitur Sistem Payroll yang membantu perusahaan mengelola gaji, tunjangan, dan laporan pengeluaran pegawai.

Inventory

Melacak ketersediaan stok barang. Barang-barang dapat didata menggunakan serial number sehingga nantinya dapat dilacak secara spesifik, baik jumlah maupun tempat penyimpanannya. Modul ini juga memiliki fungsi inventory control, laporan penggunaan barang, dll.

Sales & Marketing

Mengelola proses penjualan seperti sales queries and enquiry analysis and handling, sales order, sales invoice, pajak penjualan, pengiriman, dll.

Purchase

Mengelola pembelian yang dilakukan perusahaan. Modul ini memiliki fungsi seperti merekam data vendor atau supplier, menghubungkan dengan vendor atau supplier, pengiriman penawaran untuk vendor, pendataan penawaran, menyiapkan purchase order, melacak produk terjual, update stok, dll.

Finance & Accounting

Mengelola semua pemasukan, pengeluaran, dan transaksi yang terjadi di perusahaan, budgeting, bank statement, bukti pembayaran, pajak, dll.

Customer Relationship Management (CRM)

Meningkatkan penjualan melalui relationship yang baik dengan customer. Modul CRM membantu perusahaan mengelola dan melacak informasi mengenai customer seperti riwayat komunikasi, telepon, meeting, detail pembelian yang dilakukan customer, dll.

Engineering/Production

Modul ini mengelola fungsi produksi seperti production planning, jadwal penggunaan mesin, alokasi bahan mentah, melacak kemajuan produksi harian, prediksi hasil produksi, laporan kemajuan produksi, dll.

Supply Chain Management (SCM)

Modul SCM mengelola alur barang dari manufaktur ke pembeli dan sebaliknya. Mendata stockist, distributor, retailer, dll. Permintaan dan pengembalian barang, melacak pengiriman dan transportasi barang, dll.

Artikel terkait: Modul-Modul ERP Utama untuk Mengoptimalkan Bisnis.

Waktu Yang Tepat Untuk Membeli Software ERP

Kapan waktu yang tepat untuk membeli software ERP? Anda mungkin bertanya-tanya, apakah perusahaan saya benar-benar membutuhkannya? Dengan harga yang tidak murah dan proses implementasi yang tidak sebentar, peralihan ke software ERP perlu dipertimbangkan matang-matang.

Ada beberapa faktor yang harus dikaji pemilik bisnis sebelum membeli software ERP, di antaranya kendala di perusahaan (“Apa operasional bisnis saya sudah bisa di-handle dengan baik secara manual?”), budget perusahaan, serta kesiapan elemen-elemen di perusahaan dalam menerima suatu sistem yang benar-benar baru.

Jika Anda belum benar-benar yakin, mungkin Anda bisa mulai dengan menanyakan hal-hal di bawah ini pada diri Anda:

Apa efisiensi perusahaan bisa ditingkatkan? Bagaimana caranya?

Apa profit bisa ditambah? Bagaimana caranya?

Sudahkah pelanggan senang dengan service perusahaan? Adakah cara untuk meningkatkan kepuasan pelanggan?

Apakah perusahaan membutuhkan lebih banyak pegawai?

Melalui pertanyaan-pertanyaan di atas, Anda sebagai pemilik bisnis bisa mencari tahu apa bisnis Anda benar-benar membutuhkan software ERP, sekaligus menganalisis modul-modul ERP apa saja yang cocok untuk kebutuhan dan budget perusahaan Anda. Serta waktu yang tepat untuk mengimplementasi sistem ERP ke perusahaan Anda.

Selain itu, Anda juga harus mulai mencari vendor penyedia jasa pembuatan aplikasi yang berpengalaman dalam mengembangkan sistem ERP. Mulailah dengan berkonsultasi pada vendor; mengenai kebutuhan perusahaan Anda dan support apa saja yang bisa vendor berikan untuk solusinya.

Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726

Email : info@bts.id

Sebagian orang mungkin belum mengenal, apa itu Odoo? Secara sederhana, Odoo adalah rangkaian aplikasi bisnis open source dengan berbagai fungsi manajemen seperti CRM (Customer Relationship Management), e-commerce, akuntansi, tagihan, manajemen inventori, manajemen gudang, manajemen keuangan, sales dan pembelian, manufaktur, hingga manajemen proyek. Dalam menjalankan semua fungsi tersebut, Odoo menerapkan sistem ERP atau Enterprise Resource Planning yang mengelola berbagai elemen bisnis secara terintegrasi melalui satu aplikasi.

Baca juga: Software ERP untuk Solusi Bisnis di Masa Depan.

Sesuai dengan visi perusahaan mereka untuk menciptakan aplikasi bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan yang rumit tanpa keruwetan, Odoo menawarkan efisiensi dan fleksibilitas melalui modul-modul yang dapat dirakit dan diimplementasi secara bertahap sesuai kebutuhan dan tantangan yang dihadapi perusahaan.

Karena bentuknya yang modular, perusahaan bisa memulai dengan beberapa modul utama. Modul-modul baru bisa ditambahkan dengan mudah di kemudian hari, sehingga aplikasi ini bisa dipasang menyesuaikan budget yang tersedia dan mengikuti perkembangan perusahaan. Odoo menawarkan solusi bisnis dalam dua versi: Odoo Community, yang bisa diakses secara gratis; dan Odoo Enterprise.

Odoo Community

Kekuatan Odoo ada pada keunikan produk akhir yang dihasilkan dari gabungan modul-modul yang tersedia. Ada sekitar 30 modul utama yang diperbarui secara berkala oleh in-house developers, dan 16.000 lebih modul yang dikembangkan oleh 2000 developer anggota komunitas.

Karena hal ini, fungsi yang ditawarkan Odoo terus berkembang dan membuat Odoo menjadi software aplikasi bisnis yang paling banyak di-install saat ini. Tidak diperlukan biaya lisensi untuk Odoo Community, yang berarti source code untuk modul-modul di versi ini bisa diakses dan di-install di hardware mana pun secara gratis. Perusahaan mungkin membutuhkan bantuan IT company terkemuka di Indonesia untuk memasang dan mengkustomisasi aplikasi ini untuk kepentingan perusahaan Anda.

Odoo Enterprise

Modul-modul pada Odoo Enterprise memiliki fitur yang lebih canggih dibanding modul serupa pada versi Community. Source code bisa diakses dengan membayar lisensi secara berkala.

Jika perusahaan Anda membutuhkan fitur-fitur ekstra seperti mobile version untuk kemudahan akses, full accounting support, atau e-commerce yang terkoneksi dengan perusahaan penyedia layanan shipping, Anda mungkin bisa mempertimbangkan untuk mengadaptasi versi berbayar dari Odoo ini.

Modul Odoo

Beberapa modul yang tersedia di Odoo menurut masing-masing kategori:

Odoo Partner Indonesia

Odoo memiliki Head-Quarter yang berlokasi di Belgia. Mereka telah mengembangkan sayap dengan membuka kantor perwakilan yang tersebar di berbagai belahan dunia, yaitu Luxemburg, Dubai, Gujarat, Hongkong, New York, dan San Fransisco. Di Indonesia sendiri, Odoo memiliki partner-partner dan company IT terpercaya yang bisa membantu Anda mengembangkan aplikasi ERP ini untuk perusahaan Anda.

Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726

Email : info@bts.id

Software ERP atau Enterprise Resource Planning sudah banyak dikenal karena manfaatnya meningkatkan efisiensi perusahaan dari berbagai bidang bisnis. Tak terkecuali bisnis konstruksi. Dengan banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan secara bersamaan, bisnis konstruksi membutuhkan suatu sistem yang terintegrasi penuh untuk mempermudah perusahaan dalam menjalankan operasional.

Lebih dari sekedar perangkat untuk membantu perusahaan menjalankan aktivitas operasional harian, software kontraktor dengan sistem ERP bisa membantu Anda menjalankan semua aspek operasional bisnis. Mulai dari manajemen proyek hingga manajemen tenaga kerja; juga manajemen material dan manajemen keuangan.

Beberapa keuntungan software ERP untuk bisnis konstruksi, antara lain:

Data Direkam Secara Lebih Efektif dan Akurat Dengan Menggunakan Software Kontraktor

Bukan rahasia lagi bahwa bisnis konstruksi berurusan dengan banyak data. Sifat pekerjaan yang membutuhkan tingkat akurasi tinggi, ditambah dengan lokasi proyek yang berjauhan dengan kantor pusat, menuntut data dikelola secara cermat dan detail. Ketidaksesuaian data pada proyek konstruksi bisa mengakibatkan kegagalan yang berujung pada kerugian, yang akhirnya memberi dampak buruk bagi reputasi perusahaan.

Dengan bantuan software ERP, data dapat dikelola secara akurat dan terorganisir. Sistem yang berjalan secara otomatis dan terpusat akan mempermudah pertukaran informasi antar divisi tanpa perlu memindahkan data secara fisik, sehingga menghemat banyak waktu dan biaya. Data juga bisa dengan mudah dicari jika sewaktu-waktu dibutuhkan, dan perkembangan yang terjadi di lapangan bisa langsung terupdate sehingga proyek bisa dipantau secara real-time.

Membantu Analisis dan Perencanaan

Sebuah proyek konstruksi membutuhkan analisis dan perencanaan yang tepat. Selain reputasi dan rekam jejak perusahaan, detail perencanaan proyek dan budget yang diajukan juga menjadi pertimbangan klien saat memilih vendor. Perencanaan yang matang biasanya berawal dari data dan analisis, dan di sinilah software ERP mengambil peran. Analisis kemungkinan dari segala sisi dan dari proyek yang dilakukan sebelumnya, dapat menjadi dasar bagi Construction Manager dalam merencanakan detail proyek seperti alokasi bahan baku, pengaturan tenaga kerja, hingga pengaturan jadwal.

Sistem ERP yang mengupdate data secara real-time memungkinkan kontraktor membuat rancangan proyek berdasarkan data terbaru di lapangan. Hasil analisis inilah yang nantinya bisa digunakan Construction Manager, Project Manager, bahkan Site Manager untuk mengambil keputusan-keputusan terkait proyek yang sedang dikerjakan.

Selain itu, software ERP juga bisa mempermudah analisis dan perencanaan finansial. Semua pemasukan dan pengeluaran selama proyek berlangsung bisa diprediksi dengan apik, sehingga meminimalisir pengeluaran tak penting yang dapat melambungkan budget pengerjaan proyek.

Meningkatkan Efisiensi Pengelolaan Proyek

Setelah perencanaan, tantangan selanjutnya dari sebuah proyek adalah pengelolaan. Jalur kordinasi yang mencakup pendelegasian tugas dan pelaporan dapat dipermudah dengan bantuan software ERP. Project manager bisa mengatur jalannya proyek dan berkomunikasi dengan berbagai divisi terkait melalui dashboard.

Fitur-fitur pendamping seperti reporting, time tracking, dan statistic tools juga dapat menyederhanakan tugas Project Manager dalam mengalokasi sumber daya yang efisien untuk suatu proyek.

Mempermudah Laporan Keuangan Dengan Modul Akuntansi

Sistem yang modular memungkinkan software ERP kontraktor untuk menjalankan fungsi akuntansi. Proyek konstruksi dan pengaturan finansial bak dua hal yang tak terpisahkan. Gaji karyawan, biaya membeli bahan baku, hingga perencanaan budget untuk klien. Seringnya, menang kalahnya suatu perusahaan dalam tender ditentukan oleh budget proyek yang diajukan. Semakin efisien budget, semakin baik.

Fungsi akuntansi dalam software ERP, dalam hal ini, dapat membantu kontraktor untuk menyusun budget dengan cepat dan efisien sehingga selisih dan penyimpangan budget dengan real cost bisa diperkecil. Nantinya, project manager juga bisa memantau pengeluaran selama proyek dengan mudah melalui mobile device tanpa perlu hadir di lapangan.

Fitur yang tak kalah penting adalah invoicing. Dengan software ERP, invoice untuk supplier bahan baku dan klien dapat dibuat dan ditagihkan dengan cepat dan otomatis sehingga keterlambatan penagihan dan pembayaran yang akan berpengaruh pada penggajian karyawan dapat dihindari.

Komunikasi yang Lebih Efektif

Banyaknya orang yang terlibat dari mulai klien, supplier, pegawai administrasi perusahaan, hingga tenaga kerja on-site purna waktu membuat jalur komunikasi dalam sebuah proyek terasa rumit dan membingungkan. Ditambah lagi jika perusahaan harus meng-handle lebih dari satu proyek dan klien di waktu bersamaan, kemungkinan miskomunikasi dan lambatnya informasi masuk semakin besar dan beresiko menghambat jalannya proyek.

Dengan sistem ERP yang terintegrasi dengan semua modul, jalur komunikasi dapat diatur sesuai kepentingan, topik, dan kelompok partisipan. Userdapat berdiskusi secara grup maupun pribadi, sekaligus memantau percakapan yang terjadi di semua channel melalui newsfeed.

—

Teknologi pada dasarnya hadir untuk mempermudah pekerjaan manusia. Hal inilah yang semestinya dimanfaatkan pelaku bisnis konstruksi untuk memaksimalkan keuntungan.

Di bisnis konstruksi yang menuntut perhitungan dan kecermatan ekstra, kesalahan sekecil apa pun bisa berujung pada kerugian, sehingga penting bagi perusahaan untuk menerapkan suatu sistem yang bisa mengeliminasi kesalahan dan human error yang biasanya muncul pada pengerjaan secara manual. Menerapkan suatu sistem terutama yang lengkap seperti software ERP memang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, tapi keuntungan jangka panjang yang dirasakan perusahaan pun akan sepadan.

Bagaimanapun, teknologi yang baik adalah yang paling menjawab kebutuhan. Karena itulah, sebelum menerapkannya pada perusahaan, pemilik bisnis sebaiknya berkonsultasi pada vendor penyedia jasa layanan IT mengenai sistem yang tepat untuk masalah dan kebutuhan yang sedang dihadapi perusahaan.

Untuk konsultasi mengenai solusi bisnis terbaik bagi bisnis Anda,

Contact us:

Telp : (+62 22) 6614726
Email : info@bts.id